O preenchimento pelo paciente permite que você envie um link personalizado para o paciente (ou responsável) preencher informações solicitadas por você. Escolha exatamente o que deseja coletar — dados cadastrais, textos, arquivos ou formulários — e receba tudo organizado no perfil do paciente. Use esse recurso em qualquer momento da jornada: antes da primeira consulta, durante o tratamento ou quando precisar de documentos atualizados.
🎬 Veja em vídeo: Link de preenchimento: a família atualiza o cadastro sem criar conta (1:23)
O que este recurso permite
Com o preenchimento pelo paciente, você pode solicitar:
Item | O que coleta | Exemplo de uso |
Dados cadastrais | Nome, nascimento, e-mail, CPF, endereço, etc. | Completar o cadastro antes da primeira consulta |
Campo de texto livre | Texto escrito pelo paciente | Queixa principal, observações, histórico relevante |
Upload de arquivos | Documentos, exames, laudos (até 10 arquivos, 10MB cada) | Laudos médicos, resultados de exames |
Formulário dinâmico | Formulário personalizado criado pela clínica | Anamnese, questionário de triagem |
Além disso, você pode:
Adicionar instruções personalizadas para cada item solicitado (até 300 caracteres)
Escrever uma mensagem de introdução para contextualizar o paciente (até 500 caracteres)
Definir a validade do link (3, 7, 14 ou 30 dias)
Selecionar apenas os itens que precisa — não é necessário solicitar tudo de uma vez
Como funciona
Acesse o perfil do paciente
Clique em "Solicitar Preenchimento", no topo da barra lateral
Selecione os itens que deseja solicitar
Adicione instruções personalizadas para guiar o paciente (opcional)
Configure a validade do link e escreva uma mensagem de introdução (opcional)
Clique em "Gerar link"
Compartilhe o link com o paciente (copiar ou enviar via WhatsApp)
Quando o paciente preencher, você recebe a notificação "Preenchimento pelo paciente concluído" na central de notificações
Gerando um link de preenchimento
Passo 1: Acesse o perfil do paciente
Navegue até o perfil do paciente que receberá o link. O paciente precisa ter pelo menos nome e data de nascimento cadastrados para que o link possa ser gerado. Se ainda não cadastrou o paciente, veja como cadastrar um paciente.
Passo 2: Abra o formulário de criação
No topo da barra lateral do perfil ficam três atalhos: Informações Pessoais, Agendar Atendimento e Solicitar Preenchimento. Clique em "Solicitar Preenchimento". Com o paciente inativo, esse atalho fica bloqueado.
Passo 3: Selecione os itens a solicitar
Na janela "Gerar link de preenchimento", na seção "Itens solicitados", marque os itens que deseja coletar:
Dados cadastrais — Nome, nascimento, e-mail, CPF, endereço, etc.
Campo de texto livre — Queixa inicial, observações, informações relevantes
Upload de arquivos — Documentos, exames, laudos
Formulário dinâmico — Formulário personalizado criado pela clínica. Ao marcar, escolha qual no campo "Formulário". Se a clínica ainda não tem formulário ativo, o item aparece desabilitado, com o aviso "Nenhum formulário cadastrado ainda." e o link "Criar formulário"
Selecione pelo menos um item para gerar o link.
Passo 4: Adicione instruções personalizadas (opcional)
Ao marcar um item, aparece o campo opcional "Instrução para o paciente" (até 300 caracteres) onde você pode orientar o que espera. Exemplos:
Dados cadastrais: "Preencha os dados completos da criança"
Campo de texto livre: "Conte como está a fala da criança hoje e o que mais preocupa a família"
Upload de arquivos: "Anexe laudos, exames de audiometria ou relatórios da escola dos últimos 6 meses"
Passo 5: Configure a validade e mensagem de introdução
Validade do link (campo "Expira em"): Escolha por quanto tempo o link ficará ativo (3, 7, 14 ou 30 dias). O padrão é 7 dias.
Mensagem de introdução (campo "Mensagem", opcional, até 500 caracteres): Escreva uma mensagem que o paciente verá ao abrir o link. Exemplo: "Por favor, preencha seus dados antes da consulta de segunda-feira."
Passo 6: Gere e compartilhe o link
Clique em "Gerar link". Aparece "Link gerado com sucesso!", com o aviso de quantos dias faltam para expirar ("O link expira em N dias") e as opções de compartilhamento:
Copiar: Clique em "Copiar" para copiar o link e colar onde preferir
Enviar via WhatsApp: Clique no botão verde para abrir o WhatsApp com uma mensagem pré-formatada
Depois de gerar o link
O perfil não guarda uma lista dos links enviados: copie ou envie o link na janela em que ele é gerado. Para substituir um link, gere outro. Isso cancela o link anterior que ainda não foi preenchido. Quem abrir um link cancelado, vencido ou já preenchido vê a tela "Link inválido".
Você fica sabendo que o paciente preencheu pela notificação descrita abaixo.
O que acontece após o preenchimento
Quando o paciente conclui o preenchimento, duas coisas acontecem:
1. Notificação
Você recebe a notificação "Preenchimento pelo paciente concluído" na central de notificações. Clicando nela, você é levado diretamente ao perfil do paciente.
2. Registro na timeline (quando aplicável)
Se o preenchimento incluiu campo de texto livre, upload de arquivos ou formulário dinâmico, o sistema cria automaticamente um registro na timeline do paciente com:
Título: "Preenchimento pelo paciente - {nome do paciente}"
Categoria: "Preenchimento pelo paciente" (criada automaticamente)
Texto: O conteúdo escrito pelo paciente no campo de texto livre
Aba Arquivos: Os documentos enviados pelo paciente
Aba Formulários: O formulário dinâmico preenchido
Atenção ao compartilhamento: na primeira vez, a categoria "Preenchimento pelo paciente" é criada com o nível Você e paciente. Por isso o registro gerado aparece no Portal do Paciente para as contas ligadas ao paciente, com o texto, os arquivos e o formulário. Se a clínica mudar o nível dessa categoria em Configurações > Registro, os próximos registros usam o nível novo. Confira o nível da categoria antes de pedir informações sensíveis.
Comportamentos por combinação de itens
Itens solicitados | O que acontece |
Somente dados cadastrais | Perfil atualizado + notificação. Não gera registro na timeline. |
Texto livre, arquivos ou formulário (com ou sem dados cadastrais) | Perfil atualizado (se incluiu dados) + registro na timeline + notificação |
Sem campo de texto livre | O registro é gerado com um texto automático, por exemplo: "Registro gerado automaticamente pelo preenchimento do paciente. O paciente enviou 2 arquivo(s). O paciente preencheu o formulário dinâmico anexado." |
Dica: Os dados cadastrais atualizam o perfil do paciente, independente dos demais itens solicitados. A exceção é o e-mail: se o e-mail enviado já estiver em outro paciente da clínica, ele não é aplicado e você recebe o aviso "E-mail duplicado no preenchimento pelo paciente". Os demais dados são salvos.
O que o paciente vê
Ao abrir o link, o paciente encontra um formulário em etapas. As etapas variam de acordo com os itens que você selecionou.
Tela inicial
O paciente vê o nome da clínica, sua mensagem de introdução (se houver) e o botão "Começar agora".
Autenticação
O paciente pode escolher entre:
Entrar com uma conta existente
Criar conta nova
Continuar sem conta (o preenchimento funciona sem necessidade de cadastro)
Identificação
O paciente escolhe "Eu sou o paciente" ou "Sou responsável / cuidador(a)".
Dados cadastrais (se solicitado)
O paciente preenche seus dados pessoais: nome, data de nascimento, e-mail, celular, CPF, endereço. A instrução que você escreveu aparece no topo do formulário.
Campo de texto livre (se solicitado)
O paciente escreve as informações solicitadas em um campo de texto. Sua instrução personalizada aparece como orientação.
Upload de arquivos (se solicitado)
O paciente pode arrastar arquivos ou clicar para selecionar. Formatos aceitos: PDF, imagens (JPG, PNG, WebP) e documentos Word. Limite de 10 arquivos, 10MB cada.
Essa etapa pede uma resposta para seguir. Enquanto não houver nenhum arquivo, o paciente vê o aviso "Anexe ao menos um arquivo conforme solicitado pelo terapeuta. Se não tiver nenhum documento, confirme abaixo para continuar." e o botão de avançar fica indisponível. Quem não tem o que anexar marca "Não tenho documentos para anexar" e segue — na revisão final aparece "Você informou que não tem documentos para anexar."
Formulário dinâmico (se solicitado)
O paciente preenche o formulário personalizado que você selecionou.
Revisão e envio
Antes de enviar, o paciente vê um resumo de tudo que preencheu e pode editar cada seção se necessário.
Confirmação
Após o envio, o paciente vê "Dados enviados com sucesso!". A partir daí, o link não funciona mais.
Dicas úteis
Use instruções para guiar o paciente
As instruções personalizadas ajudam o paciente a entender exatamente o que você precisa. Seja claro e objetivo — lembre-se de que o paciente pode não estar familiarizado com termos clínicos.
Envie links diferentes para propósitos diferentes
Você pode enviar vários links ao mesmo paciente, um de cada vez: gerar um link novo cancela o anterior que ainda não foi preenchido. Por exemplo:
Um link pedindo apenas dados cadastrais antes da primeira consulta
Outro link pedindo upload de exames quando receber resultados
Outro com um formulário de anamnese específico
Use a mensagem de introdução para dar contexto
A mensagem de introdução é a primeira coisa que o paciente vê. Use para explicar por que está pedindo as informações e transmitir acolhimento.
Perguntas frequentes
Preciso cadastrar o paciente antes de gerar o link?
Sim. O paciente precisa estar cadastrado com pelo menos nome e data de nascimento. Você pode criar um cadastro mínimo com apenas esses dados e usar o próprio link de preenchimento para que o paciente complete as demais informações (e-mail, CPF, endereço, etc.).
O paciente precisa ter conta para preencher?
Não. O formulário funciona sem necessidade de cadastro. Porém, o paciente tem a opção de criar uma conta ou entrar com uma conta existente para facilitar o preenchimento.
O que acontece se o link expirar?
Quem abrir o link verá a tela "Link inválido". Gere outro link pelo perfil do paciente. Se o paciente estiver inativo, o botão Solicitar Preenchimento fica desabilitado, com a dica "Paciente inativo. Reative o paciente para continuar.". Reative o paciente antes de gerar outro link.
Posso enviar mais de um link para o mesmo paciente?
Sim, mas só um fica valendo por vez. Ao gerar um link novo, os links anteriores desse paciente que ainda não foram preenchidos deixam de funcionar. Os que já foram preenchidos não mudam. Para pedir itens diferentes em momentos diferentes, gere o próximo link depois que o paciente enviar o anterior.
Preciso selecionar todos os 4 itens?
Não. Selecione apenas os itens que precisa. Você pode pedir só dados cadastrais, só upload de arquivos, ou qualquer combinação.
O que são as instruções personalizadas?
São mensagens que você escreve para guiar o paciente sobre o que preencher em cada item. Por exemplo, no campo de texto livre, você pode instruir: "Conte quando percebeu a dificuldade na fala e como ela aparece no dia a dia". As instruções aparecem para o paciente junto ao campo correspondente.
O que é o formulário dinâmico?
É um formulário personalizado criado pela clínica. Para usar essa opção, é necessário ter pelo menos um formulário criado (e não excluído) em Configurações > Formulários. Saiba como criar formulários.
🎬 Veja em vídeo: Formulários: como criar anamneses e enviar para a família (2:22)
Como sei quando o paciente preencheu?
Você recebe a notificação "Preenchimento pelo paciente concluído" na central de notificações quando o paciente conclui o preenchimento.
Onde encontro os dados preenchidos pelo paciente?
Dados cadastrais: São atualizados diretamente no perfil do paciente
Campo de texto livre, arquivos e formulários: São salvos como um registro na timeline do paciente