As categorias são o que transforma uma lista de lançamentos em relatório: elas dizem de onde veio o dinheiro e para onde ele foi. Este guia mostra como criar, organizar e — o ponto que mais gera dúvida — o que acontece quando você tenta excluir uma categoria que já está em uso.

Neste guia você vai descobrir:

Você precisa ser administrador ou secretária da clínica. As categorias valem para a clínica inteira: todo mundo lança usando a mesma lista.

No menu lateral, "Configurações" e depois "Financeiro".

A lista mostra o nome, a cor e, na coluna Ações, dois ícones: editar e excluir. São essas as operações que existem.

Escolher uma categoria pai cria um nível abaixo dela:

Vale a pena quando você quer ver o total do grupo e o detalhe. Se a clínica é pequena, uma lista plana costuma bastar — hierarquia demais atrapalha na hora de lançar.

Clique no ícone de editar e ajuste o nome, a cor ou a categoria pai.

A edição vale para o histórico inteiro. Os lançamentos guardam o vínculo com a categoria, não uma cópia do nome — então renomear "Consultas" para "Atendimentos" muda como todos os lançamentos antigos aparecem, inclusive nos relatórios de meses fechados.

Isso é útil quando você quer atualizar a nomenclatura, e é algo a considerar quando o histórico precisa continuar como está.

Só é possível excluir uma categoria que não tem nenhum lançamento. Se houver, a plataforma recusa:

Não é possível excluir esta categoria pois existem N registro(s) financeiro(s) vinculado(s) a ela.

O número diz exatamente quantos lançamentos estão no caminho.

É proposital: apagar a categoria deixaria esse histórico sem classificação, e os relatórios de períodos já fechados mudariam.

Categorias financeiras têm criar, editar e excluir, e só. Não há opção de desativar, inativar ou arquivar — se você procurou e não achou, não é a sua tela.

Vale dizer porque outras áreas funcionam diferente: paciente pode ser inativado, serviço pode ser desativado, faixa de preço pode ser arquivada, conta financeira tem o próprio comportamento. Categoria financeira, não.

Dois caminhos, e a escolha depende do que você quer que aconteça com o histórico.

Edite o nome e a cor para o que você precisa agora.

Os lançamentos antigos passam a aparecer sob o nome novo. Funciona bem quando a categoria antiga e a nova são a mesma coisa com outro nome — corrigir "Consultas " com espaço sobrando, atualizar "Convênio" para "Convênios".

Mais trabalhoso, e é o caminho certo quando você quer que o histórico continue classificado como está e só quer a categoria fora das opções futuras.

Não dá para escondê-la mantendo o vínculo. Se os lançamentos precisam continuar naquela categoria, ela continua na lista. É a contrapartida de o histórico ser confiável.

Uma lista com quarenta categorias faz todo mundo lançar em "Outros". Comece com as que você realmente acompanha e crie novas quando sentir falta.

A pergunta útil não é "o que é este lançamento?", e sim "que linha eu quero ver no fim do mês?".

Como a lista é da clínica inteira, duas pessoas lançando a mesma coisa em categorias diferentes estragam o relatório sem ninguém perceber.

A opção de desativar não existe para categorias financeiras. Veja Quero aposentar uma categoria que está em uso.

É o comportamento esperado: o vínculo é com a categoria, não com o nome. Se você precisava preservar o histórico, o caminho era criar uma categoria nova e mover os lançamentos futuros para ela.

Verifique o seu perfil. Terapeutas não gerenciam categorias financeiras — a configuração é de administrador e secretária.