As categorias são o que transforma uma lista de lançamentos em relatório: elas dizem de onde veio o dinheiro e para onde ele foi. Este guia mostra como criar, organizar e — o ponto que mais gera dúvida — o que acontece quando você tenta excluir uma categoria que já está em uso.
🎬 Veja em vídeo: Categorias de agendamento, registro e financeiro: como organizar (1:42)
O que você vai aprender
Neste guia você vai descobrir:
Como criar e editar categorias financeiras
Por que uma categoria com lançamentos não pode ser excluída
O que fazer quando você quer aposentar uma categoria
Antes de começar
Você precisa ser administrador da clínica, ou secretária ou terapeuta com o acesso "Financeiro da clínica" (veja Acessos adicionais). As categorias valem para a clínica inteira: todo mundo lança usando a mesma lista.
Onde ficam
No menu lateral, "Configurações" e depois "Financeiro".
A lista mostra o nome, a cor e, na coluna Ações, dois ícones: editar e excluir. São essas as operações que existem.
Criar uma categoria
Clique em "Nova Categoria"
Dê um nome — o que vai aparecer na hora de lançar
Escolha uma cor, que ajuda a bater o olho nos relatórios
Salve
Não há subcategorias: a lista de categorias é simples, e a mesma lista vale para receitas e despesas.
Editar uma categoria
Clique no ícone de editar e ajuste o nome ou a cor.
A edição vale para o histórico inteiro. Os lançamentos guardam o vínculo com a categoria, não uma cópia do nome — então renomear "Consultas" para "Atendimentos" muda como todos os lançamentos antigos aparecem, inclusive nos relatórios de meses fechados.
Isso é útil quando você quer atualizar a nomenclatura, e é algo a considerar quando o histórico precisa continuar como está.
Excluir uma categoria
Só é possível excluir uma categoria que não tem nenhum lançamento e que nenhum serviço usa. Se houver lançamentos, a plataforma recusa:
Não é possível excluir esta categoria pois existem N registro(s) financeiro(s) vinculado(s) a ela.
Se algum serviço usa a categoria no campo Categoria Financeira, a mensagem é:
Não é possível excluir esta categoria pois existem N serviço(s) vinculado(s) a ela.
O número diz exatamente quantos lançamentos ou serviços estão no caminho. No caso dos serviços, troque a Categoria Financeira de cada um em Configurações > Serviços e tente excluir de novo.
É proposital: apagar a categoria deixaria esse histórico sem classificação, e os relatórios de períodos já fechados mudariam.
Não existe desativar categoria
Categorias financeiras têm criar, editar e excluir, e só. Não há opção de desativar, inativar ou arquivar — se você procurou e não achou, não é a sua tela.
Vale dizer porque outras áreas funcionam diferente: paciente pode ser inativado, serviço pode ser desativado, faixa de preço pode ser arquivada, conta financeira tem o próprio comportamento. Categoria financeira, não.
Quero aposentar uma categoria que está em uso
Dois caminhos, e a escolha depende do que você quer que aconteça com o histórico.
1. Reaproveitar (mais rápido)
Edite o nome e a cor para o que você precisa agora.
Os lançamentos antigos passam a aparecer sob o nome novo. Funciona bem quando a categoria antiga e a nova são a mesma coisa com outro nome — corrigir "Consultas " com espaço sobrando, atualizar "Convênio" para "Convênios".
2. Esvaziar e então excluir
Vá em Financeiro > Transações
Abra cada lançamento daquela categoria e troque o campo Categoria. Se ele já estiver recebido ou pago, use antes "Reabrir lançamento" e dê baixa de novo depois. A lista não filtra por categoria: procure pela descrição ou pelo período
Volte e exclua a categoria, agora vazia
Parcelas no cartão de crédito não podem ser editadas. Se a categoria tem parcelas no cartão, reaproveitar (caminho 1) é o caminho viável.
É mais trabalhoso: os lançamentos antigos passam para a nova categoria, e a antiga deixa de existir.
Não dá para escondê-la mantendo o vínculo. Se os lançamentos precisam continuar naquela categoria, ela continua na lista. É a contrapartida de o histórico ser confiável.
Dicas úteis
Poucas categorias, bem escolhidas
Uma lista com quarenta categorias faz todo mundo lançar em "Outros". Comece com as que você realmente acompanha e crie novas quando sentir falta.
Nomeie pelo que você quer ver no relatório
A pergunta útil não é "o que é este lançamento?", e sim "que linha eu quero ver no fim do mês?".
Combine antes com a equipe
Como a lista é da clínica inteira, duas pessoas lançando a mesma coisa em categorias diferentes estragam o relatório sem ninguém perceber.
Problemas comuns
Não consigo excluir e não acho onde desativar
A opção de desativar não existe para categorias financeiras. Veja Quero aposentar uma categoria que está em uso.
Renomeei e os lançamentos antigos mudaram
É o comportamento esperado: o vínculo é com a categoria, não com o nome. Se você precisava preservar o histórico, o caminho era criar uma categoria nova e mover os lançamentos futuros para ela.
Não encontro a opção de criar categoria
Verifique o seu perfil. A configuração é do administrador. Uma secretária ou um terapeuta só gerencia categorias financeiras se o administrador liberou "Financeiro da clínica" nos Acessos adicionais dessa pessoa.