Acompanhar o desempenho da sua equipe e manter os dados dos colaboradores atualizados é essencial para garantir um atendimento de qualidade aos seus pacientes. Neste guia, você vai aprender a usar a página de detalhes do colaborador para monitorar indicadores, identificar registros pendentes e gerenciar as informações de cada profissional.
🎬 Veja em vídeo: Colaboradores: desempenho, pacientes e transferências de cada profissional (1:46)
O que você vai aprender
Como acessar o perfil detalhado de um colaborador
Como interpretar o cabeçalho com informações do perfil e ações disponíveis
Como acompanhar o dashboard de desempenho com indicadores de atendimento
Como selecionar períodos de análise para os indicadores
Como identificar e agir sobre registros pendentes com badges de urgência
Como gerenciar a lista de pacientes vinculados ao colaborador
Como editar os dados ou desativar um colaborador
Antes de começar
Você precisa:
Estar logado na sua conta
Ser Administrador ou Secretária da clínica (a Secretária só consulta, envia lembretes e vincula pacientes)
A clínica deve ter pelo menos um colaborador cadastrado
Passo a passo
1. Acesse os detalhes do colaborador
No menu lateral, clique em "Configurações" e depois no card "Colaboradores". Na lista de colaboradores, clique no nome do colaborador que você deseja visualizar.
Você será direcionado para a página de detalhes, acessível pelo caminho: Dashboard > Configurações > Colaboradores > Detalhes do Colaborador.
2. Entenda o cabeçalho do perfil
No topo da página você encontra as informações principais do colaborador:
Avatar com iniciais: Identificação visual rápida do colaborador
Nome completo: Exibido em destaque ao lado do avatar
Badge de status: mostra Ativo (verde), Pendente (amarelo, convite ainda não aceito), Recusado (vermelho) ou Inativo (cinza)
Função e área de atuação: Exibidas logo abaixo do nome (ex: "Terapeuta · Fono")
Email e telefone: quando cadastrados, aparecem com botões para copiar. Se houver celular e telefone fixo, o cabeçalho mostra o celular
Menu de ações (três pontos): No canto superior direito, com as opções "Editar dados" e "Desativar colaborador"
3. Acompanhe o dashboard de desempenho
Abaixo do cabeçalho, a seção "Desempenho" apresenta quatro cards com indicadores do colaborador:
Pacientes ativos: Quantidade de pacientes ativos vinculados ao colaborador
Agendamentos: Total de agendamentos no período selecionado
Registros pendentes: Quantidade de atendimentos que ainda pedem ação do colaborador (destacado em âmbar quando maior que zero). Veja o que conta como pendente no passo 5, logo abaixo
Taxa de presença: atendimentos Realizados divididos pela soma de Realizados e Faltas do período. Cancelados e agendamentos em aberto não entram na conta
Esses indicadores ajudam você a ter uma visão rápida da produtividade e do comprometimento de cada profissional com a documentação clínica.
4. Selecione o período de análise
Acima dos cards de desempenho, você encontra um seletor de período com as seguintes opções:
7 dias: Última semana
Este mês: Mês corrente
30 dias: Últimos 30 dias
3 meses: Últimos três meses, contados a partir de hoje
O período inicial é Este mês. Ao trocar o período, mudam Agendamentos, Taxa de presença e a coluna Agendamentos da lista de pacientes. Pacientes ativos e Registros pendentes não dependem do período: mostram a situação de hoje. Use períodos mais curtos para acompanhamento semanal e períodos mais longos para avaliações de desempenho.
5. Verifique registros pendentes
A seção "Registros pendentes" mostra até 5 atendimentos do colaborador que ainda pedem ação, começando pelos mais antigos. O total aparece no badge ao lado do título. Quando não há pendências, a seção não aparece.
O que conta como registro pendente
Um agendamento com paciente entra na lista em dois casos:
Foi finalizado como Realizada, mas não tem registro vinculado. Isso acontece também quando o profissional escreveu a evolução por Criar novo registro, no perfil do paciente: esse registro fica no prontuário, mas não fica ligado ao agendamento.
A data já passou e o agendamento continua Pendente ou Confirmado, ou seja, o atendimento nunca foi finalizado. Mesmo que exista um registro escrito, o agendamento aparece como pendente até ser finalizado pelo Iniciar atendimento (ou até ter a situação alterada).
Por isso, uma evolução "feita" pode continuar na lista. Para resolver, abra o agendamento e finalize o atendimento, escrevendo a evolução por ali.
A tabela apresenta as seguintes colunas:
Paciente: Nome do paciente com link para o perfil
Agendamento pendente: Data e categoria do atendimento (ex: "12/03/2026 · Fonoaudiologia")
Atraso: Badge colorido indicando há quantos dias o registro está pendente
Ações: Links rápidos para acessar o perfil do paciente, ver o agendamento e notificar o colaborador
6. Notifique sobre registros pendentes
Na coluna "Ações" da tabela de registros pendentes, você encontra um ícone de sino ao lado de cada registro. Ao clicar nele, uma notificação é enviada diretamente ao colaborador, lembrando-o de preencher o registro pendente.
Essa funcionalidade é especialmente útil para gestores que precisam garantir que a documentação clínica esteja sempre em dia, sem precisar cobrar pessoalmente cada profissional.
7. Gerencie os pacientes do colaborador
A seção "Pacientes" lista os pacientes ativos na clínica que têm ou tiveram vínculo com esse colaborador, com campo de busca e botão "Adicionar paciente". Pacientes inativos na clínica não aparecem aqui.
A tabela apresenta:
Checkbox: Para selecionar pacientes (útil para transferências em lote)
Paciente: Nome com link direto para o perfil do paciente
Último atendimento: Data da consulta mais recente
Próximo agendamento: Data do próximo compromisso marcado
Agendamentos: quantidade de agendamentos desse paciente com o profissional no período selecionado, em qualquer situação
Status: o vínculo do paciente com este profissional, com as opções Ativo e Inativo. Inativo desvincula o paciente dele, sem mudar a situação do paciente na clínica. Só Administrador e Secretária alteram
Use o campo de busca para encontrar rapidamente um paciente específico dentro da lista do colaborador.
8. Edite os dados do colaborador
Para alterar as informações cadastrais do colaborador:
Clique no menu de ações (três pontos) no cabeçalho do perfil
Selecione "Editar dados"
Um painel lateral será aberto com o formulário "Dados do Colaborador"
Os campos disponíveis para edição são:
Dados obrigatórios:
Nome completo
Email
Função (dropdown: Terapeuta, Secretária, Administrador)
Dados opcionais:
CPF
Data de nascimento
Telefone fixo
Celular
Área de atuação na clínica (dropdown: Psicologia, Fisioterapia, Fonoaudiologia, etc.): aparece somente quando a função selecionada é Terapeuta
Número do conselho (ex: CRP, CREFITO)
Após fazer as alterações, clique em "Salvar". Para descartar, clique em "Cancelar".
9. Desative ou reative um colaborador
Para desativar um colaborador:
Clique no menu de ações (três pontos) no cabeçalho do perfil
Selecione "Desativar colaborador"
Confirme a ação na caixa de diálogo
Importante: Ao desativar um colaborador, ele perde o acesso ao sistema, mas todos os dados criados por ele (pacientes, registros, agendamentos) são mantidos. Você pode reativar o colaborador a qualquer momento.
Badges de urgência dos registros pendentes
Badge | Cor | Significado |
Número de dias (ex: 2d) | Âmbar | Atenção: atraso de 1 a 3 dias |
Número de dias (ex: 6d) | Vermelho | Crítico: atraso de 4 ou mais dias |
Hoje | Cinza | Pendente sem dias de atraso |
Os badges ajudam você a priorizar quais registros pendentes precisam de atenção imediata. Registros com atraso de 4 dias ou mais aparecem em vermelho, indicando que a documentação clínica está significativamente atrasada.
Importante: diferença por cargo
A página de detalhes do colaborador se comporta de forma diferente dependendo do cargo:
Terapeutas e Administradores:
Exibem o dashboard completo com indicadores de desempenho
Mostram a tabela de registros pendentes
Apresentam a lista de pacientes vinculados
Secretárias:
Exibem apenas o cabeçalho com dados do perfil
Não possuem dashboard de desempenho, registros pendentes ou lista de pacientes, pois secretárias não atendem pacientes diretamente
Essa diferenciação reflete a natureza do trabalho de cada cargo na clínica.
Dicas úteis
Monitore os registros pendentes regularmente
Acesse os detalhes dos colaboradores semanalmente para verificar se há registros pendentes acumulados. Registros com atraso de 4 ou mais dias merecem atenção prioritária, pois quanto mais tempo passa, mais difícil fica para o profissional lembrar dos detalhes do atendimento.
Use as notificações para lembrar sua equipe
O ícone de sino nos registros pendentes é uma forma discreta e eficiente de lembrar o colaborador. O aviso chega no sino de notificações do profissional e como notificação push.
Acompanhe a taxa de presença
Uma taxa de presença baixa pode indicar problemas como horários inconvenientes, falta de lembretes ou necessidade de reorganizar a agenda do colaborador. Use esse indicador para tomar decisões informadas sobre a gestão da agenda.
Varie os períodos de análise
Compare Agendamentos e Taxa de presença entre períodos para identificar tendências. Registros pendentes mostra o total atual e não muda com o seletor.
Mantenha os dados cadastrais atualizados
O e-mail e os telefones do cadastro do colaborador servem para contato: aparecem na lista e na exportação, e o convite reenviado vai para esse e-mail. Alterar o e-mail aqui não muda o e-mail de login da conta dele. Os lembretes e avisos do sistema chegam pelo sino de notificações da conta.
Problemas comuns
Problema: Os indicadores de desempenho não aparecem
Possíveis causas:
O colaborador tem a função de Secretária (secretárias não têm painel de desempenho)
O colaborador ainda não aceitou o convite (status Pendente)
Solução: Verifique a função e o status do colaborador no cabeçalho do perfil. Administradores e secretárias abrem a página do colaborador. Só o Administrador vê o menu de ações (editar, desativar, reativar, reenviar convite) e transfere pacientes.
Problema: Não consigo editar os dados do colaborador
Possíveis causas:
Você não é Administrador da clínica: só o Administrador edita os dados
Você está tentando trocar a função do dono da clínica
Solução: Entre com um usuário Administrador. A função do dono da clínica não pode ser alterada: ao passar o mouse no campo, aparece "O proprietário da clínica é sempre administrador e não pode ter a função alterada." Colaboradores com convite pendente podem ser editados normalmente.
Problema: A notificação de registro pendente não foi recebida pelo colaborador
Possíveis causas:
O lembrete chega pelo sino de notificações do sistema e como notificação push, para o profissional responsável pelo agendamento. Ele não é enviado por e-mail. Se o colaborador não permitiu notificações no navegador ou no celular, ele só vê o aviso no sino, ao entrar no sistema.
O paciente está inativo na clínica: nesse caso, o lembrete não é enviado.
Solução: Peça ao colaborador para conferir o sino de notificações e permitir notificações no navegador. Cada agendamento aceita um lembrete a cada 24 horas. Antes disso, aparece "Já foi enviado um lembrete para este registro. Você poderá enviar novamente em ...".