Assinar digitalmente um registro dá ao PDF o mesmo peso jurídico de um documento assinado de próprio punho — e, diferente do papel, ele passa a ter como provar que não foi alterado depois. Este guia explica o que é preciso ter, o que a plataforma faz e o que ela não faz.
O que você vai aprender
Neste guia você vai descobrir:
O que a assinatura digital é, e o que ela não é
Qual certificado serve — e por que o do seu token pode não servir
Como cadastrar o certificado
O que pode ser assinado, e por quem
A diferença entre assinatura digital e campo de assinatura
O que é
É a assinatura feita com um certificado digital ICP-Brasil seu. Ao assinar, a plataforma embute o certificado dentro do PDF. A partir daí, qualquer pessoa que abra o arquivo consegue verificar duas coisas:
Quem assinou — o titular do certificado
Que o arquivo não mudou depois da assinatura — se alguém alterar uma vírgula, a verificação acusa
É isso que a torna diferente de uma imagem de assinatura colada no documento. A imagem diz quem disse que assinou; a assinatura digital prova.
O que você precisa
1. Um certificado ICP-Brasil em arquivo
A plataforma pede o arquivo do certificado, nos formatos .pfx ou .p12, com até 10MB.
Na prática, isso significa um certificado do tipo A1 — o que é emitido como arquivo e você guarda no computador.
Tenho um certificado no token/cartão (A3). Serve? Não diretamente. O A3 fica dentro do dispositivo e, por segurança, não pode ser exportado como arquivo — é justamente o que o torna A3. Para assinar aqui, você precisa de um A1. Se você só tem A3, fale com a sua certificadora sobre emitir um A1.
2. A senha do certificado
É a senha definida na emissão. Se ela estiver errada, o cadastro é recusado com "Senha do certificado inválida".
3. Certificado dentro da validade
Todo certificado tem prazo. O A1 normalmente vale 1 ano. Depois disso, você renova com a certificadora e cadastra o arquivo novo aqui.
A plataforma não emite nem vende certificado. Ele é comprado de uma Autoridade Certificadora credenciada pelo ICP-Brasil (Serpro, Certisign, Serasa, Soluti, entre outras). O que fazemos é usar o certificado que você já tem.
Como cadastrar
1. Abra Certificados
No menu lateral, vá em "Configurações" e depois em "Certificados".
2. Clique em "Adicionar Certificado"
O modal pede três coisas:
Campo | O que preencher |
Nome do certificado | Um apelido para você reconhecer (ex.: "Meu e-CPF 2026") |
Senha do certificado | A senha do arquivo |
Upload do Arquivo | O |
3. Clique em "Criar Certificado"
Pronto. A plataforma lê o arquivo e mostra na lista o Emissor, o Titular e o período de validade — tudo extraído do próprio certificado, sem você digitar.
Sua senha e o arquivo ficam criptografados, e só a sua conta tem acesso a eles.
O que pode ser assinado
Registros do prontuário. Ao assinar um registro, a plataforma gera o PDF dele — já com o seu papel timbrado — e assina esse PDF.
Duas regras que costumam gerar dúvida:
Só o autor do registro pode assiná-lo. Nem administrador assina registro de outra pessoa. A tela recusa com "Apenas o autor do registro pode assiná-lo". Faz sentido: a assinatura afirma que aquela pessoa produziu o conteúdo.
O certificado precisa estar Ativo. Um certificado inativo não assina, e a recusa é "Certificado não está ativo".
Não é possível enviar um PDF pronto para a plataforma assinar. A assinatura acontece no documento que ela mesma gera a partir do registro.
Assinatura digital e campo de assinatura são coisas diferentes
As duas aparecem no mesmo documento e resolvem problemas distintos. Confundir uma com a outra é a dúvida mais comum.
Assinatura digital | Campo de assinatura | |
O que é | O certificado embutido no PDF | Uma área impressa no rodapé, com o seu nome e registro profissional |
Para que serve | Validade jurídica e prova de integridade | Identificação profissional (CRP, CRM, CREFITO…) |
De onde vem | Do certificado, em Configurações > Certificados | Do seu cadastro, em Configurações > Minha Conta |
Precisa de certificado? | Sim | Não |
Aparece quando | Você assina o registro | Em todo PDF gerado, com ou sem certificado |
Por que as duas juntas: o certificado ICP-Brasil identifica o titular pelo nome e CPF, e é só isso que ele carrega. Quem imprime o seu número de registro profissional no documento é o campo de assinatura. Se a sua área pede esse número nos documentos, é ele que resolve — a assinatura digital, sozinha, não o exibe.
Como montar o campo de assinatura: Como configurar o papel timbrado.
Dicas úteis
Cadastre antes de precisar
O cadastro leva um minuto, mas descobrir que o seu certificado é A3 no dia em que você precisa emitir um documento não é uma boa hora. Faça o teste com antecedência.
Anote a data de validade
A lista mostra "Válido até". Vale colocar um lembrete um mês antes: certificado vencido não assina, e a renovação depende da certificadora, não de nós.
Registro assinado não muda mais
É o objetivo da assinatura. Se você alterar o papel timbrado depois, os documentos já assinados continuam exatamente como foram emitidos — só as novas assinaturas e exportações usam o layout novo.
Problemas comuns
"Senha do certificado inválida"
A senha não confere com o arquivo. É a senha definida na emissão do certificado, que não tem relação com a sua senha de acesso à plataforma. Se você não lembra, a certificadora que emitiu é quem pode ajudar.
"Formato de arquivo inválido"
A plataforma aceita .pfx e .p12. Arquivos .cer, .crt ou .pem contêm só a parte pública do certificado — não dá para assinar com eles.
Não consigo assinar o registro de um colega
É esperado. Só o autor assina o próprio registro. Se o registro está no nome da pessoa errada, o caminho é ela assinar — ou corrigir a autoria antes.
Meu certificado é do meu token e não acho o arquivo
Certificados A3 vivem dentro do token ou cartão e não são exportáveis. Para assinar aqui, é preciso um A1.