Um guia completo para controlar as finanças do seu consultório ou clínica.

Objetivo

Ao final deste tutorial, você dominará:

Configuração do módulo financeiro
Automatização de receitas
Controle de despesas
Análise e relatórios

Tempo estimado: 30 minutos de leitura

Por que controlar finanças?

Um bom controle financeiro permite:

Saber quanto você ganha realmente
Identificar onde gasta seu dinheiro
Planejar o futuro com dados reais
Tomar decisões informadas (reajustes, investimentos)
Declarar impostos corretamente

Parte 1: Configuração Inicial

1.1 Criar contas financeiras

Contas representam onde seu dinheiro está.

Passo a passo:

Vá em Financeiro
Na seção "Contas Financeiras", clique em "+"
Preencha os campos:
- Nome da conta: Ex: "Banco Itaú", "Caixa"
- Instituição financeira: Selecione o banco (opcional)
- Tipo de conta: Conta Corrente, Carteira, Poupança, etc.
- Saldo inicial: Valor atual na conta
- Data do saldo inicial: Data de referência do saldo
Clique em "Criar conta"

Configuração sugerida:

Conta	Tipo	Uso
Banco	Conta Corrente	Transferências, PIX, cartão de débito
Caixa	Carteira	Dinheiro vivo
Reserva	Conta Poupança	Dinheiro guardado (opcional)

1.2 Cadastrar cartões de crédito (opcional)

Se você usa cartão de crédito para despesas do consultório:

Vá em Financeiro
Na seção "Cartões de Crédito", clique em "+"
Preencha:
- Nome do cartão: Ex: "Nubank", "Itaú Platinum"
- Bandeira: Visa, Mastercard, etc.
- Limite total: Limite de crédito do cartão
- Dia de fechamento: Dia do mês em que a fatura fecha
- Dia de vencimento: Dia do mês para pagar a fatura
- Conta de pagamento padrão: Conta de onde sairá o dinheiro da fatura
Clique em "Criar cartão"

Benefícios de cadastrar cartões:

Controle de limite disponível
Visualização de faturas
Parcelamento de despesas
Relatórios separados por cartão

Veja: Como gerenciar cartões de crédito

1.3 Criar categorias financeiras

Categorias organizam tipos de receitas e despesas.

Para receitas:

Honorários
Convênios
Cursos/Palestras
Outros

Para despesas:

Aluguel
Contas (água, luz, internet)
Material
Marketing
Formação
Impostos

1.4 Configurar lançamentos automáticos

Vincule categorias de agendamento ao financeiro:

Vá em Configurações > Agendamento (no menu lateral)
Edite uma categoria existente ou crie uma nova
Ative "Ativar controle financeiro para esta categoria"
Configure:
- Valor da Sessão: R$ 200,00
- Prazo para Pagamento (dias): 0 = no dia da sessão, 7 = uma semana após
- Conta de Recebimento: Selecione sua conta financeira
Salve

Resultado: Cada agendamento criará automaticamente um lançamento de receita.

Parte 2: Receitas do Dia a Dia

2.1 Receitas automáticas (sessões)

Com a configuração acima, quando você cria um agendamento:

Lançamento de receita é criado automaticamente
Status: Em aberto
Você só precisa confirmar o recebimento

Confirmando recebimento:

Vá em Financeiro > Transações
Encontre o lançamento do paciente
Clique em "Confirmar Pagamento"
Selecione forma de pagamento
Confirme - o status mudará para "Recebido"

2.2 Receitas manuais

Para receitas não vinculadas a agendamentos:

Vá em Financeiro
Clique em "Adicionar Recebimento"
Preencha as seções:
- Informações Básicas: Descrição, Valor, Categoria
- Recebimento: Como será recebido (PIX, Dinheiro, etc.) e Conta
- Datas: Quando aconteceu, Quando vence, Status (Recebido ou Em aberto)
- Parcelamento: À vista, Parcelado ou Recorrente
Salve

Exemplos:

Recebimento de convênio
Venda de livro
Palestra realizada

2.3 Recebimentos parcelados

Para pacientes que pagam em parcelas:

Crie a receita
Na seção "Parcelamento", selecione "Parcelado"
Defina número de parcelas
Sistema cria lançamento para cada parcela

2.4 Receitas recorrentes

Para receitas que se repetem (mensalidades, contratos fixos):

Crie a receita
Na seção "Parcelamento", selecione "Recorrente"
Defina "Quantas vezes?" (ex: 12 para um ano)
Escolha "Com que frequência?" (Mensal, Semanal, etc.)
Sistema cria lançamento para cada ocorrência

Parte 3: Controlando Despesas

3.1 Despesas fixas mensais

Despesas que se repetem todo mês:

Lista comum:

Aluguel
Internet
Telefone
Software (Mais Terapias, outros)
Contador
Seguro

Como registrar despesas fixas (usando Recorrente):

Vá em Financeiro
Clique em "Adicionar Despesa"
Preencha as seções:
- Informações Básicas: Descrição (ex: "Aluguel"), Valor, Categoria
- Pagamento: Como será pago e de qual Conta
- Datas: Quando aconteceu, Quando vence, Status
Na seção "Parcelamento", selecione "Recorrente"
Defina "Quantas vezes?": 12 (para um ano)
Escolha "Com que frequência?": Mensal
Salve

O sistema criará automaticamente 12 lançamentos, um para cada mês.

Frequências disponíveis:

Diário, Semanal, Mensal, Bimestral, Trimestral, Anual

3.2 Despesas variáveis

Gastos que mudam mês a mês:

Material de escritório
Livros
Cursos
Marketing
Manutenção

Dica: Registre todas as despesas, mesmo pequenas. Elas somam.

3.3 Despesas anuais

Não esqueça de provisionar:

Anuidade do conselho (CRP, CRM)
IPTU
Férias (reserve dinheiro)
13º de funcionários (se tiver)

Dica: Divida o valor anual por 12 e reserve mensalmente.

Parte 4: Rotina Financeira

4.1 Diariamente

Confirmar pagamentos recebidos
Registrar despesas do dia
Verificar caixa (se recebe em dinheiro)

4.2 Semanalmente

Revisar receitas pendentes
Cobrar inadimplentes
Pagar contas da semana
Verificar saldo das contas

4.3 Mensalmente

Fechar o mês anterior
Gerar relatório de receitas vs despesas
Pagar contas fixas
Reservar para impostos
Analisar resultados

Parte 5: Análise e Relatórios

5.1 Relatório de receitas

Acesse relatórios para ver:

Total de receitas no período
Receitas por categoria
Receitas por paciente
Comparativo com períodos anteriores

5.2 Relatório de despesas

Analise:

Total de gastos
Gastos por categoria
Onde está gastando mais
Tendências de aumento

5.3 Resultado (Lucro/Prejuízo)

Receitas - Despesas = Resultado
R$ 15.000 (receitas)
- R$ 5.000 (despesas)
= R$ 10.000 (lucro)

5.4 Fluxo de caixa

Visualize:

Entradas e saídas ao longo do tempo
Meses melhores e piores
Projeção futura (agendamentos = receitas previstas)

Parte 6: Dicas Avançadas

6.1 Separação pessoal vs profissional

Mantenha separados:

Conta bancária profissional
Conta bancária pessoal
No sistema, só registre o profissional

6.2 Pró-labore

Se você é PJ, defina um pró-labore:

Decida quanto você "paga" a si mesmo
Registre como despesa "Pró-labore"
Transfira para conta pessoal
O que sobra é lucro da empresa

6.3 Reserva para impostos

Separe mensalmente:

~15-20% para Simples Nacional
Ou percentual adequado ao seu regime

6.4 Fundo de emergência

Reserve 3-6 meses de despesas:

Crie conta "Reserva" no sistema
Transfira regularmente
Use apenas em emergências

Parte 7: Exemplo Prático

Cenário: Mês típico

Receitas:

30 sessões x R$ 200 = R$ 6.000
Convênio: R$ 800
Total: R$ 6.800

Despesas:

Aluguel: R$ 1.500
Internet: R$ 150
Mais Terapias: R$ 100
Material: R$ 100
Contador: R$ 300
Curso: R$ 200
Total: R$ 2.350

Resultado:

R$ 6.800 - R$ 2.350 = R$ 4.450 de lucro

Ações:

Reservar R$ 890 para impostos (20%)
Transferir R$ 3.000 como pró-labore
Manter R$ 560 como reserva

Problemas Comuns

"Não sei quanto estou ganhando"

Solução: Use o sistema religiosamente:

Registre toda entrada
Confirme todos os pagamentos
Gere relatório mensal

"Dinheiro some"

Solução: Registre toda despesa:

Mesmo as pequenas
Categorize corretamente
Analise onde está indo

"Não consigo separar pessoal de profissional"

Solução:

Abra conta bancária só para o consultório
Defina pró-labore fixo
Não misture gastos

"Pacientes atrasam pagamento"