Envie mensagens automáticas pelo WhatsApp e acompanhe a confirmação dos seus pacientes em tempo real — para reduzir faltas sem precisar ligar um por um.
🎬 Veja em vídeo: Lembretes e confirmação de consulta pelo WhatsApp: como configurar (1:45)
Como funciona: as mensagens são enviadas apenas por WhatsApp, e o paciente pode confirmar ou cancelar a presença pelos botões da própria mensagem — o status da consulta é atualizado sozinho. Você escolhe quando a confirmação sai (48h ou 24h antes da consulta) e liga só as etapas que fizerem sentido: a Confirmação, o Reforço (só com a confirmação 48h antes) e o Lembrete de 2h. Lembretes por SMS, e-mail ou push não são mais enviados.
O que você vai aprender
Neste guia você vai descobrir como:
Ligar a Confirmação e o Lembrete da sua clínica, cada um com o seu botão
Escolher quando a confirmação sai (48h ou 24h antes da consulta) e se quer o Reforço
Entender o que acontece quando o paciente confirma, cancela ou responde a mensagem
Acompanhar os créditos de mensagens, os avisos de saldo baixo e o histórico de envios
Antes de começar
Você precisa:
Estar logado como Administrador ou Secretária. Só esses dois papéis usam a tela: para o Terapeuta, o item "Lembretes" não aparece em Configurações, e quem abrir o endereço direto vê "Acesso restrito — Você não tem permissão para alterar a Confirmação e Lembretes da clínica. Fale com um administrador da clínica."
Para comprar créditos, ser Administrador. A Secretária acompanha o saldo e o histórico, mas não compra.
Ter um plano que inclua mensagens automáticas (Terapeuta Premium ou Clínicas)
Ter pacientes com celular cadastrado e marcado como "É WhatsApp?" no cadastro. Sem essa marcação, a mensagem não é enviada, mesmo com o número correto e créditos disponíveis. O mesmo vale para o telefone do responsável.
Como funciona
O fluxo é automático de ponta a ponta:
Você configura — liga a confirmação, o lembrete ou os dois.
Enviamos a mensagem — automaticamente pelo WhatsApp, nos horários definidos.
O paciente responde — ele confirma, cancela, não responde ou envia uma mensagem livre.
O sistema registra — o status da consulta muda quando o paciente confirma, ou quando cancela com 24 horas ou mais de antecedência. Nas demais respostas, a consulta é mantida.
Você é notificado — na plataforma e no celular, sem precisar ficar conferindo a agenda.
As mensagens saem sempre pelo WhatsApp. A data e a hora escritas nelas seguem o fuso horário configurado na sua clínica.
As mensagens valem só para atendimentos de paciente. Um outro compromisso (reunião, curso, folga) e os eventos que vieram do Google Agenda nunca geram mensagens.
Passo a passo
1. Acesse Configurações → Lembretes
No menu lateral, clique em "Configurações" e depois em "Lembretes". A página "Confirmação e Lembretes" abre com três abas: "Confirmação", "Lembrete" e "Crédito e Histórico". As abas aparecem sempre, e cada etapa tem o seu próprio botão de ligar e desligar.
2. Ligue a Confirmação de presença
Na aba "Confirmação", enquanto a confirmação está desligada, você vê os "Benefícios para sua clínica", o "Como funciona" e, logo abaixo, o card "Confirmação de presença na consulta". Ligue o botão desse card.
3. Escolha quando a confirmação sai: 48h ou 24h antes
Com a confirmação ligada, aparece o seletor de horário com duas opções:
"48h antes da consulta": dá mais tempo para o paciente responder e para a clínica reorganizar a agenda. Logo abaixo, você pode ligar o "Reforço de confirmação", enviado 24h antes da consulta só para quem ainda não respondeu, sem incomodar quem já confirmou.
"24h antes da consulta": uma única mensagem de confirmação, mais perto da consulta. Não há reforço: o card do Reforço sai da tela. Se você voltar para 48h, o Reforço volta como estava.
Esses são os horários para consultas marcadas com antecedência. Para consultas marcadas (ou remarcadas) em cima da hora:
Quando a consulta é marcada | Confirmação 48h antes | Confirmação 24h antes |
Mais de 48 horas antes | Sai 48h antes | Sai 24h antes |
Entre 30 e 48 horas antes | Sai em até 1 minuto depois de salvar o agendamento | Sai 24h antes |
Entre 24 e 30 horas antes | Não sai. Se o Reforço estiver ligado, ele sai em até 1 minuto | Sai 24h antes |
Entre 2 e 24 horas antes | Não sai. Se o Reforço estiver ligado, ele sai em até 1 minuto | Sai em até 1 minuto depois de salvar o agendamento |
2 horas antes ou menos | Não sai. Se o Reforço estiver ligado, ele sai em até 1 minuto | Não sai |
O Lembrete de 2h não sai quando a consulta é marcada com 2 horas ou menos de antecedência.
Importante: o Reforço só existe com a confirmação 48h antes e depende dela. Com a confirmação desligada, o card do Reforço fica apagado e não pode ser ligado; com a confirmação 24h antes, ele não aparece.
Destinatários e fuso horário. Com a Confirmação ou o Lembrete ligado, os cards "Destinatários" e "Fuso horário" aparecem no fim da aba da etapa ligada. Os ajustes são os mesmos nas duas abas e valem para todas as mensagens:
Destinatários → "Enviar para todos": envia a mensagem também para o responsável do paciente (útil quando o paciente é menor de idade). Essa opção é o padrão da clínica: vale para os novos agendamentos e também para os já marcados em que os destinatários não foram ajustados um a um (os dos próximos 3 dias em até alguns minutos, os demais quando faltarem 3 dias). Em cada agendamento dá para ajustar com "Enviar para o paciente" e "Enviar para responsáveis", e esse ajuste continua valendo. Nada é ligado automaticamente só porque o paciente é menor.
Fuso horário: define a data e a hora escritas nas mensagens de WhatsApp. O momento do envio (48h ou 24h antes para a confirmação, 24h antes para o reforço e 2h antes para o lembrete) é contado a partir do horário da consulta e não muda com o fuso.
Nessa aba você também vê a prévia da mensagem de confirmação (o texto é o mesmo com 48h ou 24h) e o painel "Mensagens e ações automáticas conforme reação do usuário", explicado mais abaixo.
4. Ligue o Lembrete de comparecimento (2h) — opcional
Na aba "Lembrete", ligue o "Lembrete de comparecimento" — enviado 2h antes da consulta. É um empurrãozinho final que reduz esquecimentos e faltas de última hora. Essa etapa é independente: você pode usá-la com ou sem a confirmação.
Com o lembrete ligado, a aba mostra uma prévia de como a mensagem chega para o paciente e, no fim, os cards "Destinatários" e "Fuso horário" (veja o passo 3). Assim, quem usa só o Lembrete também ajusta esses dois pontos.
5. Pronto
Não há botão de salvar: cada alteração é gravada na hora e vale para os agendamentos futuros, inclusive os que já estavam marcados. A partir daí, as mensagens são enviadas sozinhas.
Para parar de enviar, desligue o botão da etapa:
Confirmação: a plataforma pergunta "Desativar a confirmação de presença?". Ao confirmar, os pacientes deixam de receber o pedido de confirmação (e o reforço, se estava ligado) antes das próximas consultas. O Reforço também é desligado: se religar a confirmação, ligue o Reforço de novo, se quiser.
Lembrete: desliga na hora, sem pergunta.
O que o paciente recebe
A mensagem de confirmação chega assim no WhatsApp do paciente, com dois botões — "Confirmar" e "Cancelar". O texto é o mesmo com a confirmação 48h ou 24h antes:
Oi, {nome}! 👋
Este é um lembrete automático da sua consulta agendada
com {profissional} para:
📅 {data}
🕐 {hora}
Você confirma sua presença?
[ Confirmar ] [ Cancelar ]No lugar de {profissional} aparece o nome do profissional responsável pela consulta, como está em Configurações → Minha Conta. No plano Clínicas, o nome da clínica vem junto (por exemplo, "Ana Souza da Clínica Viver"). O texto é fixo, aprovado pelo WhatsApp: não é possível trocar o nome, colocar logotipo ou escrever uma mensagem própria.
As mensagens saem do número oficial de WhatsApp da Mais Terapias, o mesmo para todas as clínicas. Não é possível enviar pelo WhatsApp da sua clínica.
O paciente também pode responder por texto: "Confirmar", "Confirmo", "Sim" ou "1" confirmam; "Cancelar", "Cancelo", "Não" ou "2" cancelam. Se ele tiver mais de uma consulta aguardando confirmação, a resposta por texto não é aceita e ele precisa tocar no botão da mensagem certa.
O que acontece conforme a resposta do paciente
Cada resposta dispara uma reação automática. Você não precisa fazer nada — o sistema cuida do status e ainda te avisa.
Resposta do paciente | O que o sistema faz | O que o paciente recebe de volta |
Confirma | A consulta vira Confirmado | "Confirmado! Te esperamos para o atendimento do dia {data} às {hora}. Até breve!" |
Cancela com 24h ou mais de antecedência | A consulta vira Cancelada pelo paciente | "Cancelamento registrado! Caso deseje reagendar ou tenha alguma dúvida, entre em contato diretamente com a clínica." |
Tenta cancelar com menos de 24h | Nada muda — a consulta é mantida e a equipe recebe o aviso "Tentativa de cancelamento" | "Recebemos o seu pedido de cancelamento. Cancelamentos com menos de 24 horas de antecedência não podem ser feitos por este canal. Cada clínica possui suas próprias políticas de cancelamento e remarcação, então, por favor, entre em contato diretamente com a clínica ou com o seu terapeuta." |
Não responde | A consulta continua Pendente. Com a confirmação 48h antes, o Reforço (24h) sai, se estiver ligado; com a confirmação 24h antes, o paciente não recebe outra mensagem de confirmação. Se o Lembrete de 2h estiver ligado e a consulta ainda estiver Pendente quando ele sair, a equipe recebe o aviso "Sem resposta de confirmação". Com o Lembrete desligado, esse aviso não chega | — |
Envia uma mensagem livre (dúvida, outro assunto) | Nada muda. Quando a mensagem pode ser ligada a uma consulta, a equipe é avisada da tentativa de contato, mas o texto que o paciente escreveu não aparece na plataforma. Fale com ele pelo seu canal habitual. A resposta automática e o aviso saem no máximo uma vez a cada 24 horas por número | "Este é um canal apenas de envio automático da Mais Terapias. Se precisar de ajuda, fale diretamente com a sua clínica ou com o nosso suporte pelo app." |
Confirmação 24h antes e cancelamento: pelo WhatsApp, o cancelamento só vale com 24 horas ou mais de antecedência. Como a confirmação 24h antes chega quando faltam 24 horas ou menos para a consulta, o "Cancelar" do paciente quase sempre cai na regra acima: a consulta continua ativa e a equipe recebe o aviso "Tentativa de cancelamento". A exceção é uma consulta remarcada para mais tarde depois que a mensagem saiu.
Quem é avisado? As notificações vão para o profissional responsável pela consulta e para as secretárias da clínica. Os demais profissionais e administradores não recebem, para não gerar ruído.
Cancelou com menos de 24h? O sistema nunca cancela sozinho tão perto da consulta — a decisão (remarcar, isentar, cobrar) é sempre da clínica, seguindo a sua política.
🎬 Veja em vídeo: Status da sessão: confirmada, realizada, falta ou cancelada (3:32)
Créditos e custos
As mensagens automáticas por WhatsApp usam créditos de mensagens.
Todo mês o plano inclui mensagens gratuitas: a aba "Crédito e Histórico" mostra quantas ("Todos os meses você tem 25 mensagens gratuitas no seu plano", nos planos Terapeuta Premium e Clínicas).
Cada mensagem enviada pela plataforma (Confirmação, Reforço e Lembrete) consome 1 crédito por destinatário. Com "Enviar para todos" ligado, a mensagem para o responsável também consome 1 crédito.
As respostas do paciente e os avisos automáticos (confirmação recebida, cancelamento, orientação, etc.) não consomem créditos — você só paga pelas mensagens que a plataforma inicia.
Precisou de mais? Compre pacotes extras — eles não expiram e somam ao seu saldo.
A aba "Crédito e Histórico" aparece sempre, mesmo com todas as etapas desligadas. Nela você acompanha:
"Envios este mês": quantas mensagens saíram no mês, a taxa de resposta e a economia estimada de tempo.
"Saldo de créditos": o número grande é o total disponível. Logo abaixo, "Plano mensal" mostra quantos créditos do plano ainda restam neste mês, com o dia em que renovam (por exemplo, "Renova 20/11"), e "Comprados extra (não expiram)" mostra o saldo comprado.
"Histórico de envio de mensagens": cada envio e cada resposta, com data e hora no fuso horário da clínica, paciente, contato, tipo de envio e status.
No histórico, os tipos de envio aparecem como "Confirmação (48h)" ou "Confirmação (24h)", "Reforço (24h)" e "Lembrete (2h)". As respostas do paciente aparecem como "Resposta confirmação", "Resposta cancelamento", "Resposta cancelamento tardio" (pedido com menos de 24h, recusado) e "Resposta mensagem" (mensagem livre). Os status incluem "Agendado", "Enviando", "Enviado", "Entregue", "Lido", "Falhou", "Não enviado", "Cancelado" e "Respondido". "Não enviado" indica que aquela mensagem foi dispensada antes do envio, por exemplo porque o destinatário não tem número marcado como WhatsApp ou porque faltaram créditos.
Para encontrar um envio, busque pelo paciente ou filtre por tipo e status. O filtro "Confirmação" mostra as confirmações de 48h e de 24h juntas. No celular, o histórico aparece em cartões e os filtros ficam no botão com o ícone de funil, ao lado da busca. O status "Agendado" mostra os envios marcados para os próximos 3 dias: as mensagens de consultas mais distantes são agendadas quando faltarem 3 dias para a consulta.
Para comprar mais, o administrador da clínica clica em "Comprar Créditos" e escolhe um pacote na janela "Comprar Créditos de Mensagens". Os pacotes são de 50, 100, 250 e 500 mensagens de WhatsApp. A janela mostra o valor de cada pacote e, nos maiores, quanto você economiza por mensagem ("Economize X%"). O pagamento dos créditos é separado da mensalidade. Só o administrador compra: no lugar do botão, a Secretária vê "Peça a um administrador da clínica para comprar créditos."
A plataforma avisa antes de o saldo acabar
Você não precisa lembrar de conferir o saldo: quando ele fica baixo, a própria plataforma avisa.
Na aba Crédito e Histórico. Abaixo de 10 créditos, o saldo fica laranja e aparece um aviso em amarelo:
Seus créditos estão acabando. Sem créditos, os lembretes automáticos deixam de ser enviados. Compre mais para manter o fluxo ativo.
Para a Secretária, o fim do aviso muda para "Peça a um administrador da clínica para comprar mais."
Com o saldo zerado, o número fica vermelho e o aviso muda:
Seus créditos acabaram: os lembretes de consulta não estão sendo enviados. Compre créditos para retomar os envios. Lembretes já pulados não são reenviados.
Para a Secretária, o aviso diz "Peça a um administrador da clínica para comprar créditos e retomar os envios." no lugar de "Compre créditos para retomar os envios."
Na central de notificações. O aviso também chega no sininho, para quem é dono da clínica — são dois:
Aviso | Quando chega |
"Créditos de WhatsApp acabando" | Na primeira vez que o saldo cai abaixo de 10 |
"Lembrete de consulta não enviado" | Quando um lembrete deixou de sair porque o saldo estava zerado |
Clicar no aviso leva direto para a aba "Crédito e Histórico".
No próprio agendamento. Ao criar ou editar uma consulta com o saldo apertado, o painel de lembretes mostra o alerta ali mesmo. O administrador vê um link "Comprar créditos"; os demais veem "Peça a um administrador da clínica para comprar créditos.":
Restam 7 créditos de WhatsApp. Os lembretes deste agendamento podem não ser enviados se o saldo acabar.
Com o saldo zerado, ele diz que os lembretes daquele agendamento não serão enviados.
⚠️ Lembrete que não saiu, em geral, não volta. Comprar créditos retoma os próximos envios, mas não reenvia sozinho o que já foi pulado. A exceção: se depois da compra o agendamento for alterado (horário, situação, destinatários) e a mensagem ainda estiver no prazo, ela é enviada de novo. Por isso o aviso de saldo baixo aparece antes de o saldo zerar — é a hora de recarregar.
O aviso de saldo baixo dispara uma vez por travessia: ele volta a aparecer depois de uma recarga, se o saldo cair de novo. Cada aviso aparece no máximo uma vez por dia.
Pagou e os créditos ainda não entraram? Veja Comprei créditos e eles ainda não apareceram.
Acompanhe a confirmação em cada consulta
Abra qualquer agendamento para ver o status atual (Pendente, Confirmado, Cancelada…) e clicar em "Histórico" — uma linha do tempo com cada mensagem enviada, cada resposta do paciente e cada mudança de status, com os selos Enviado / Entregue / Lido.
Veja em detalhe no guia Como visualizar um agendamento.
🎬 Veja em vídeo: Lembretes no dia a dia: o que muda em cada agendamento (2:22)
Dicas úteis
48h ou 24h antes?
Com a confirmação 48h antes, o paciente tem mais tempo para confirmar ou avisar que não vai, e você tem tempo para oferecer o horário a outra pessoa. Com 24h antes, é uma mensagem só, mais perto da consulta — mas, pelo WhatsApp, o paciente praticamente não consegue mais cancelar: o pedido vira uma tentativa de cancelamento, e a decisão fica com a clínica.
Use o Reforço só quando fizer sentido
O Reforço (disponível com a confirmação 48h antes) fala apenas com quem ainda não respondeu — ideal para agendas cheias, sem incomodar quem já confirmou.
O Lembrete de 2h é ótimo para faltas de última hora
Um empurrãozinho pouco antes da consulta ajuda quem esquece no corre-corre do dia.
Mantenha os celulares atualizados
A mensagem só chega se o número estiver correto no cadastro e marcado como "É WhatsApp?". Para números de outro país, escolha o país pela bandeira no campo de telefone e digite o número local.
Perguntas frequentes
Posso mudar os horários dos lembretes, por exemplo para 24h e 12h antes?
Em parte. Você escolhe quando a Confirmação sai: 48h ou 24h antes da consulta. Os outros horários são fixos: o Reforço sai 24h antes (só com a Confirmação 48h antes) e o Lembrete, 2h antes. Não dá para criar outros horários. Você liga ou desliga cada etapa e escolhe os destinatários e o fuso horário em Configurações → Lembretes, como mostra o passo "3. Escolha quando a confirmação sai: 48h ou 24h antes" de Como Configurar Confirmação e Lembretes.
Existe algum horário em que os lembretes não são enviados?
Não. A Confirmação e Lembretes não tem horário de silêncio: as mensagens saem nos horários das etapas ligadas (Confirmação 48h ou 24h antes, Reforço 24h antes e Lembrete 2h antes), contados a partir do horário da consulta, mesmo à noite ou no fim de semana. O fuso horário escolhido em Configurações → Lembretes muda só a data e a hora escritas na mensagem, não o momento do envio.
Meu paciente está em outro fuso horário. Que hora aparece na mensagem de lembrete?
A data e a hora escritas na mensagem seguem o fuso horário escolhido em Configurações → Lembretes, o mesmo para todos os pacientes: não existe fuso por paciente. A resposta automática "Confirmado!" mostra a hora de Brasília. Se o paciente está em outro fuso, combine com ele como ler o horário.
Eu, profissional, recebo lembrete antes dos meus atendimentos?
Não. A Confirmação e Lembretes vai só para o paciente e para o responsável. A plataforma avisa você quando o paciente confirma, tenta cancelar ou fica sem responder. Para ter um alerta seu antes de cada atendimento, conecte o Google Agenda: os atendimentos avulsos seguem os alertas padrão da sua agenda no Google, e as séries recorrentes vêm com um alerta 30 minutos antes. Veja Como conectar o Google Agenda.
A Mais Terapias envia mensagens de aniversário ou mensagens livres aos pacientes?
Não. As únicas mensagens automáticas ao paciente são as da Confirmação e Lembretes: a Confirmação, o Reforço e o Lembrete, com texto fixo. Para outras mensagens, use o WhatsApp da clínica. Veja Perguntas frequentes sobre Integrações e Lembretes.
Problemas comuns
O paciente não recebeu a mensagem
Verifique, nesta ordem:
O telefone do paciente (ou do responsável) está marcado como "É WhatsApp?" no cadastro? Sem essa marcação o sistema não envia, mesmo com o número certo.
O número está correto e com o país certo?
A etapa está ligada? A Confirmação fica na aba "Confirmação" e o Lembrete, na aba "Lembrete". Confira também se a confirmação sai 48h ou 24h antes e se a consulta foi marcada a tempo (veja a tabela do passo 3).
Os lembretes não foram desligados naquele agendamento (opção "Desativar para este agendamento")?
O paciente está ativo? Paciente inativo não recebe mensagens.
Ainda há créditos disponíveis? (Confira na aba "Crédito e Histórico" — se o saldo tiver zerado, a aba avisa em vermelho.)
O Reforço não aparece ou está apagado
O Reforço só existe com a confirmação 48h antes. Se a confirmação estiver em 24h antes, o card do Reforço não aparece: escolha "48h antes da consulta" no seletor. Se a confirmação estiver desligada, o card fica apagado: ligue a confirmação primeiro.
Não encontro "Lembretes" em Configurações, ou aparece "Acesso restrito"
A tela Confirmação e Lembretes é do Administrador e da Secretária. Com o papel Terapeuta, o item "Lembretes" não aparece em Configurações e, se você abrir o endereço da tela direto, ela mostra "Acesso restrito — Você não tem permissão para alterar a Confirmação e Lembretes da clínica. Fale com um administrador da clínica." Peça a alteração a quem administra a clínica.
Não aparece o botão "Comprar Créditos"
Só o Administrador compra créditos. Para a Secretária, a aba "Crédito e Histórico" mostra "Peça a um administrador da clínica para comprar créditos." no lugar do botão.
O paciente disse que cancelou, mas a consulta continua marcada
Provavelmente ele tentou cancelar com menos de 24h de antecedência — nesse caso o sistema não cancela automaticamente e orienta o paciente a falar com a clínica. Com a confirmação 24h antes, isso acontece em quase todos os cancelamentos pelo WhatsApp. Confirme diretamente com ele e ajuste o status manualmente, se for o caso.
Acabaram os créditos
O administrador da clínica compra um pacote extra em Configurações → Lembretes → Crédito e Histórico → "Comprar Créditos". Só ele compra: se você é Secretária, peça a um administrador. Os créditos comprados não expiram.
Os lembretes que deixaram de sair enquanto o saldo estava zerado não são reenviados só por causa da compra — ela retoma os próximos. Se um desses agendamentos for alterado depois e a mensagem ainda estiver no prazo, ela sai de novo. Para não ser pego de surpresa na próxima vez, fique de olho nos avisos de saldo baixo, explicados em "A plataforma avisa antes de o saldo acabar", nesta página.
Próximos passos
Como visualizar um agendamento — veja o status e o histórico de confirmação