Um guia completo para trabalhar em equipe no Mais Terapias.
Objetivo
Ao final deste tutorial, você dominará:
Estruturação de equipe no sistema
Compartilhamento de pacientes
Discussão de casos
Relatórios por profissional
Tempo estimado: 25 minutos de leitura
Para quem é este tutorial?
Clínicas com mais de um profissional
Equipes multiprofissionais (fonoaudiologia + terapia ocupacional + fisioterapia, etc.)
Profissionais que trabalham com supervisão
Grupos de profissionais que compartilham espaço
Parte 1: Estruturando a Equipe
1.1 Papéis na clínica
Defina quem faz o quê:
Papel | Responsabilidades |
Administrador | Gerencia sistema, equipe, plano, configurações |
Terapeuta | Atende pacientes, cria registros |
Secretária | Agenda, cadastra, atendimento inicial |
1.2 Convidando colaboradores
Vá em Configurações > Colaboradores
Clique em "Novo colaborador"
Para cada pessoa, preencha:
Nome completo: nome do colaborador
Email: o e-mail que recebe o convite (a pessoa pode aceitar com outra conta, pelo WhatsApp ou pelo Google)
Celular: número de celular (opcional)
Função que exerce na clínica: Administrador, Secretária ou Terapeuta
Clique em "Criar Colaborador"
O colaborador:
Recebe e-mail com convite
Entra pelo link com e-mail, WhatsApp ou Google (ou aceita com a conta que já tem)
Confirma o nome (e, se for Terapeuta, a área de atuação, opcional), se a conta for nova
Acessa a clínica
CPF e data de nascimento são opcionais, e quem preenche é o administrador, no convite ou em Editar dados.
🎬 Veja em vídeo: Colaboradores: como convidar terapeutas e secretária para a clínica (1:55)
1.3 O que cada papel acessa
O acesso de cada pessoa vem do papel dela. Os papéis são fixos: não dá para liberar ou bloquear um item para uma pessoa específica. Para mudar o que alguém acessa, troque o papel dela.
Administradores:
Acesso total ao sistema
Gerencia colaboradores e configurações
Acesso ao módulo financeiro
Pode ver todos os pacientes e registros, inclusive os Privados
Vê todos os registros da clínica, mas edita, assina, compartilha e exclui apenas os próprios (o ícone de compartilhamento só aparece nos registros que ele escreveu)
Terapeutas:
Acesso aos seus próprios pacientes
Cria e visualiza seus registros clínicos e os compartilhados com ele
Vê os registros administrativos (escritos por secretárias) dos pacientes vinculados a ele e os feitos nos agendamentos dele
Sem acesso ao módulo financeiro (não aparece no menu); vê o financeiro dos próprios pacientes e dá baixa nos lançamentos dos próprios atendimentos pelo agendamento ou pelo Iniciar Atendimento. O "Marcar como pago" da aba Financeiro do perfil só conclui para administrador e secretária: o terapeuta vê o botão, mas a confirmação é recusada
Não pode gerenciar configurações da clínica
Secretárias:
Acesso aos dados cadastrais de todos os pacientes
Pode agendar para qualquer terapeuta
Acesso ao módulo financeiro, sem excluir lançamentos e contas
Sem acesso a registros clínicos: na timeline, vê só os registros administrativos, escritos por secretárias. Não assina nem compartilha registros
Tabela completa: O que cada papel pode fazer.
1.4 Verificando a equipe
Após convites aceitos, acesse Configurações > Colaboradores para verificar:
Quem está ativo
Quais são os papéis
Se cada pessoa está no papel certo para o trabalho dela
Clicando no nome de cada colaborador, você acessa o dashboard de desempenho com:
Número de pacientes ativos
Total de agendamentos no período
Registros pendentes de preenchimento
Taxa de presença dos pacientes
Veja mais em: Como Ver Detalhes de um Colaborador
🎬 Veja em vídeo: Colaboradores: desempenho, pacientes e transferências de cada profissional (1:46)
Parte 2: Fluxo de Trabalho em Equipe
2.1 Recepção e agendamento
Secretária:
Recebe ligação do paciente
Verifica disponibilidade no calendário
Cria agendamento selecionando o terapeuta
Cadastra paciente se necessário
Visão do calendário:
Secretária vê todos os terapeutas
As cores da agenda vêm da categoria de agendamento, não do profissional. Para ver a agenda de um profissional, use Filtrar Agenda > Profissional
Fácil identificar disponibilidade
🎬 Veja em vídeo: Agenda: mês, semana e dia, filtros e o que cada pessoa vê (1:56)
2.2 Atendimento
Terapeuta:
Vê seus agendamentos do dia
Atende o paciente
Cria registro de evolução
Agenda próxima sessão
Privacidade:
Cada terapeuta vê seus próprios pacientes
As categorias de registro que vêm prontas começam como Privado (o autor e os administradores da clínica)
Pode compartilhar quando necessário
Regra de ouro do fechamento: cada agendamento tem um único profissional responsável, e o registro da sessão fica no nome de quem finalizou — não do terapeuta agendado. Isso vale quando o atendimento ainda não tem registro; se já existe um registro de outro profissional, ele permanece como está e finalizar não o altera.
Administradores e secretárias conseguem finalizar o atendimento de qualquer profissional, mas isso desloca a autoria do registro. E só o autor pode editar um registro — ou seja, o terapeuta agendado fica sem conseguir corrigir a própria sessão. Registro finalizado por secretária ainda nasce como registro administrativo, e não como evolução clínica.
Defina isso com a equipe: cada profissional finaliza as próprias sessões. Se alguém esquecer, use "Enviar lembrete" de registro pendente em vez de finalizar no lugar dele. Se quem atendeu não foi o profissional agendado, edite o agendamento e troque o responsável antes de finalizar.
🎬 Veja em vídeo: Iniciar atendimento e fechar a sessão: registro, pacote e recebimento (2:42)
2.3 Financeiro
Uma clínica tem um único Financeiro, e quem o acessa é definido pelo papel:
Administrador: Financeiro completo
Secretária: Financeiro completo, sem excluir lançamentos e contas
Terapeuta: não acessa o módulo Financeiro; vê, na aba Financeiro do perfil, os valores dos próprios pacientes e dá baixa nos lançamentos dos próprios atendimentos pelo agendamento ou pelo Iniciar Atendimento (o "Marcar como pago" da aba só conclui para administrador e secretária: o terapeuta vê o botão, mas a confirmação é recusada)
Não há como separar o Financeiro por profissional dentro da mesma clínica. Veja 6.5 Grupo de profissionais.
🎬 Veja em vídeo: Financeiro: visão geral, transações e o que cada pessoa vê (1:57)
Parte 3: Compartilhando Pacientes
3.1 Quando compartilhar?
Casos comuns:
Paciente atendido por dois profissionais
Transferência de terapeuta
Discussão de caso
Supervisão
3.2 Configurando "Profissionais envolvidos" (Recomendado)
A forma mais eficiente de compartilhar em equipes multiprofissionais é usando a lista de "Profissionais envolvidos" do paciente.
Como os profissionais são adicionados:
Profissionais são adicionados automaticamente à lista de "Profissionais envolvidos" quando:
Você cria um agendamento para o paciente com aquele terapeuta
O terapeuta recebe compartilhamento de registros do paciente
No plano Clínicas, o Administrador e a Secretária também montam a equipe direto no perfil do paciente:
Abra o perfil do paciente e vá na aba Gestão
Na tabela "Gestão de profissionais envolvidos" (#, Terapeutas, Área de atuação, Status, Contato), troque o status do profissional:
Sem vínculo → Ativo: vincula o profissional ao paciente
Ativo → Inativo: desfaz o vínculo
Inativo → Ativo: vincula de novo
O papel Terapeuta não vê essa tabela: para trazer um colega, ele compartilha um registro com ele (seção 3.3). Na mesma aba, o bloco "Terapeutas Vinculados" lista os profissionais vinculados ao paciente.
Configuração recomendada:
Vincule, na aba Gestão, os profissionais que acompanham o paciente (ou crie agendamentos com eles, o que já os adiciona à lista)
Configure os níveis de compartilhamento das categorias de registro:
Vá em Configurações > Registro
Para cada categoria, defina o nível padrão
Níveis de compartilhamento disponíveis:
Nível | Quem recebe acesso |
Privado | Você e os administradores da clínica |
Você e paciente | Você, o paciente e os responsáveis pelo paciente |
Você e terapeutas | Você e todos os terapeutas que atendem o paciente |
Todos envolvidos | Você, terapeutas, paciente e responsáveis |
Benefícios:
Registros são compartilhados automaticamente ao criar
Não precisa compartilhar manualmente cada registro
Toda a equipe fica sincronizada
🎬 Veja em vídeo: Equipe do paciente: quem atende e quem vê cada registro (1:41)
3.3 Compartilhando registro específico (Manual)
Para compartilhar um registro manualmente com alguém específico:
Na timeline de registros do paciente, localize o registro desejado
Clique no ícone de compartilhamento no box do registro (não é preciso abrir)
Na janela que se abre, digite o email do colega
Clique em "Compartilhar"
Observação: O terapeuta com quem você compartilha pode ver e comentar o registro, mas não edita o texto: só o autor edita.
🎬 Veja em vídeo: Compartilhar registros: quem vê o quê no prontuário (1:21)
3.4 Paciente atendido por dois profissionais
Cenário: Fonoaudióloga + Terapeuta ocupacional
Configuração recomendada:
No perfil do paciente, aba Gestão, deixe ambos os profissionais com status Ativo em "Gestão de profissionais envolvidos" (administrador ou secretária, no plano Clínicas)
Configure categorias de registro com nível "Você e terapeutas":
"Evolução" → compartilhado automaticamente com toda a equipe
"Anotação Pessoal" → privado
Registros ficam visíveis para ambos automaticamente
Alternativa (manual):
Ambos são terapeutas do mesmo paciente
Compartilham registros manualmente quando necessário
3.5 Transferência de paciente
Quando um terapeuta sai ou paciente troca:
Vá em Configurações > Colaboradores e clique no terapeuta atual
Na seção Pacientes, marque o paciente e clique em "Transferir"
Escolha o novo terapeuta em Colaborador destino. Os agendamentos em aberto vão junto enquanto a opção "Transferir agendamentos pendentes" ficar marcada
Compartilhe com o novo terapeuta os registros que ele precisa ver
Só o Administrador transfere pacientes. Veja Como transferir pacientes.
Parte 4: Discussão de Casos e Comunicação
4.0 Como a equipe se comunica dentro do sistema
Antes de montar o fluxo, alinhe a expectativa da equipe:
O Mais Terapias não tem mensagem direta entre profissionais. Não existe chat, caixa de entrada nem "enviar recado para o terapeuta". Quem espera isso acaba escrevendo em campos que não notificam ninguém.
Os caminhos reais são quatro — e apenas dois avisam a outra pessoa:
O que você quer | Use | Avisa? |
Discutir o caso clínico | Comentário no registro | ✅ Notifica os terapeutas com quem o registro está compartilhado e o autor |
Cobrar um registro não feito | "Enviar lembrete" (Colaboradores > profissional > Registros pendentes) | ✅ Notifica o responsável pelo agendamento |
Deixar contexto sobre a consulta | Notas do agendamento | ❌ Passivo — só vê quem abrir o agendamento |
Falar algo urgente | WhatsApp/telefone do colega | ❌ Fora da plataforma |
Consequência prática para a equipe: o comentário só chega se o registro estiver compartilhado com a pessoa. Por isso a Parte 3 (níveis de compartilhamento) vem antes desta — sem ela, os comentários caem no vazio.
Guia completo: Comunicação entre profissionais
🎬 Veja em vídeo: Dentro do registro: comentários, histórico, arquivos e formulários (1:45)
4.1 Reuniões de equipe
Preparação:
Cada terapeuta seleciona casos para discutir
Prepara resumo
Identifica dúvidas/pontos para discussão
Durante a reunião:
Apresenta o caso (sistema projetado)
Equipe discute
Define encaminhamentos
Após a reunião:
Crie registro de "Reunião de Caso"
Documente discussão e decisões
Compartilhe com envolvidos
4.2 Categoria para discussões
Crie uma categoria de registro "Discussão de Caso":
Cor diferenciada
Compartilhamento padrão com equipe
A categoria define só nome, cor, ícone e nível de compartilhamento. Para campos estruturados, crie um formulário em Configurações > Formulários.
4.3 Supervisão
Para supervisionandos:
Crie registros normalmente
Compartilhe com supervisor
Supervisor comenta/orienta
Para supervisores:
Recebe compartilhamento
Visualiza registros
Pode adicionar comentários
Discute em sessão de supervisão
Parte 5: Relatórios e Gestão
5.1 Visão geral da clínica
Como administrador, os números da clínica ficam em:
Relatórios > Atendimentos: total de atendimentos, taxas de realização, cancelamento e faltas (aba Visão Geral) e atendimentos por profissional (aba Por Terapeuta)
Financeiro e Relatórios > Financeiro: fluxo de caixa e contas a receber
Configurações > Colaboradores: pacientes ativos de cada profissional
🎬 Veja em vídeo: Relatório da equipe: atendimentos por terapeuta e repasses (1:55)
5.2 Relatórios por profissional
Você pode acompanhar o desempenho individual de cada profissional diretamente na página de detalhes do colaborador (Configurações > Colaboradores > clique no nome). O dashboard mostra:
Quantos pacientes cada um atende
Quantos agendamentos ele teve no período (em todas as situações, inclusive cancelados)
Registros pendentes de preenchimento
Taxa de comparecimento
Veja mais em: Como Ver Detalhes de um Colaborador
5.3 Produtividade
Métricas úteis:
Métrica | O que mostra |
Sessões/semana | Carga de trabalho |
Pacientes ativos | Carteira |
Faltas | Taxa de comparecimento |
Receita | Faturamento |
Parte 6: Cenários Comuns
6.1 Clínica pequena (2-3 profissionais)
Estrutura:
1 admin (que também atende)
1-2 terapeutas
1 secretária (pode ser parcial)
Configuração:
Administrador e secretária veem a agenda de toda a equipe. Cada terapeuta vê só os próprios agendamentos
Registros privados por padrão (lembre que o administrador vê todos)
Financeiro com o admin e a secretária (se houver)
6.2 Clínica média (5-10 profissionais)
Estrutura:
1-2 admins
5-8 terapeutas
1-2 secretárias
Configuração:
Secretárias gerenciam agenda
Terapeutas focam em atendimento
Admins gerenciam equipe e financeiro
6.3 Clínica multiprofissional
Estrutura:
Fonoaudiólogos
Terapeutas ocupacionais
Fisioterapeutas
Etc.
Configuração:
Cada profissão pode ter categorias específicas
Compartilhamento entre profissões quando há caso conjunto
Reuniões de equipe regulares
6.4 Administrador que também atende
Cenário: você administra a clínica e tem a sua própria agenda de pacientes. Ao entrar para fazer as suas evoluções, vê os pacientes e registros de toda a equipe.
Por que acontece: o perfil de Administrador tem visão completa da clínica — é o que define o papel. Não existe como limitar o que um administrador enxerga.
Configuração recomendada:
Se o incômodo é só a agenda: use Agenda > "Filtrar Agenda" > Profissional e selecione apenas o seu nome — o filtro fica visível como um chip "Profissional: …" abaixo da barra de ferramentas, e continua ativo ao trocar de visualização ou navegar entre datas
Se quer separação real: crie um segundo usuário para você mesma com a função Terapeuta — Administrador para gestão e supervisão, Terapeuta para o dia a dia clínico
O segundo usuário exige um e-mail diferente. O sistema bloqueia e-mail repetido na mesma clínica. Use um alias ([email protected]) ou outro endereço seu. Colaboradores não têm custo adicional.
Guia completo: Sou administrador e também atendo
6.5 Grupo de profissionais (espaço compartilhado)
Estrutura:
Profissionais independentes
Compartilham espaço e secretária
Cada um quer o próprio financeiro
Como montar:
Dentro de uma clínica, o Financeiro é um só. Não há financeiro separado por profissional.
Se cada profissional precisa do próprio financeiro, cada um deve ter a própria conta, com um plano individual.
Um mesmo login pode participar de mais de uma clínica (por exemplo, a clínica compartilhada e a conta própria) e escolher em qual entrar.
Parte 7: Boas Práticas
7.1 Comunicação
Mesmo com sistema:
Mantenham comunicação direta
Reuniões regulares
Canal para urgências
7.2 Padronização
Definam juntos:
Categorias de registro
Categorias de agendamento
Fluxos de trabalho
Políticas de compartilhamento
7.3 Treinamento
Novos membros:
Apresentar o sistema
Explicar fluxos
Acompanhar primeiros usos
Disponibilizar documentação
7.4 Revisão periódica
Mensalmente:
Revisar os papéis da equipe
Atualizar equipe (entradas/saídas)
Ajustar configurações
Coletar feedback
Problemas Comuns
"Não vejo o paciente do colega"
Causa: O Terapeuta vê só os pacientes vinculados a ele e os registros compartilhados com ele.
Solução:
Peça para incluir você em Profissionais envolvidos do paciente (por exemplo, com um agendamento)
Peça ao colega para compartilhar os registros
Os papéis não são ajustáveis por pessoa: o que muda o acesso é trocar o papel
"Secretária vê conteúdo clínico"
Causa: A pessoa provavelmente não está com o papel Secretária. A Secretária vê só registros escritos por secretárias, nunca o conteúdo clínico dos terapeutas.
Solução:
Confira o papel da pessoa em Configurações → Colaboradores
Se ela estiver como Administrador, troque para Secretária
"Preciso avisar um terapeuta sobre alguma coisa"
Causa: expectativa de que exista mensagem interna. Não existe.
Solução:
É sobre o caso clínico? Comente no registro (garanta que ele está compartilhado com a pessoa)
É cobrança de evolução? Use "Enviar lembrete" em Colaboradores > profissional > Registros pendentes
É urgente? WhatsApp ou telefone — copie o contato em Gestão de profissionais envolvidos, no perfil do paciente
Escrever nas Notas do agendamento não avisa ninguém
"Coloquei o recado nas Notas e o terapeuta não viu"
Causa: as Notas são passivas — não geram notificação. Quem não abrir aquele agendamento não lê.
Solução: use um dos caminhos que notificam (comentário no registro ou lembrete de registro pendente) e trate as Notas como contexto complementar.
"Quero colocar dois terapeutas no mesmo agendamento"
Causa: cada agendamento aceita um único profissional responsável.
Solução: crie um agendamento para cada profissional. Para que ambos acompanhem o caso, configure as categorias de registro com nível "Você e terapeutas" — assim as evoluções nascem compartilhadas com a equipe que atende aquele paciente.
"Não sei quem atende qual paciente"
Solução:
Use o filtro por profissional na agenda (Filtrar Agenda > Profissional)
Em Configurações > Colaboradores, clique no nome do profissional: a seção Pacientes lista quem está vinculado a ele
"Colaborador saiu, e agora?"
Passos:
Acesse Configurações > Colaboradores e clique no colaborador que está saindo
Use a função de transferência de pacientes para mover os pacientes para outro profissional (com opção de transferir agendamentos também)
Desative o colaborador pelo menu de ações (três pontos)
Dados históricos (registros, agendamentos passados) são mantidos
Veja mais em: Como Transferir Pacientes entre Colaboradores
Checklist de Configuração para Equipe
Inicial
Definir papéis e responsabilidades
Convidar todos os colaboradores
Escolher o papel certo para cada pessoa
Criar categorias padronizadas
Para cada novo membro
Enviar convite
Definir papel
Treinar no sistema
Manutenção
Revisar equipe mensalmente
Trocar o papel de quem mudou de função
Remover acesso de quem saiu
Coletar feedback