Um guia completo do processo de atendimento, desde agendar até finalizar o registro.
Objetivo
Ao final deste tutorial, você dominará:
O ciclo completo de um atendimento
Preparação para sessões
Documentação eficiente
Gestão pós-sessão
Tempo estimado: 20 minutos de leitura
O Ciclo do Atendimento
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ 1. AGENDAR │ │ ↓ │ │ 2. PREPARAR (antes da sessão) │ │ ↓ │ │ 3. ATENDER (durante a sessão) │ │ ↓ │ │ 4. REGISTRAR (após a sessão) │ │ ↓ │ │ 5. FINALIZAR (financeiro + próxima sessão) │ │ ↓ │ │ (volta ao 1) │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────┘
Fase 1: Agendar
1.1 Verificar disponibilidade
Antes de agendar:
Abra o Calendário
Navegue até a data desejada
Visualize horários livres
Considere intervalos entre sessões
1.2 Criar o agendamento
Clique em "Novo Agendamento"
Selecione:
Data e hora
Paciente
Categoria de atendimento
Adicione notas se relevante
Salve
1.3 Confirmar com paciente
O lembrete automático será enviado (se configurado)
Ou confirme manualmente por telefone/mensagem
Dica: Para sessões recorrentes, use agendamento recorrente e crie várias sessões de uma vez.
Fase 2: Preparar (Antes da Sessão)
2.1 Revisar histórico do paciente
No dia da sessão ou na véspera:
Acesse o perfil do paciente
Leia os últimos registros de evolução
Revise:
Último tema trabalhado
Tarefas pendentes
Observações anteriores
2.2 Verificar agenda do dia
No Calendário, vá para visualização de Dia
Veja todos os pacientes do dia
Note intervalos e tempo entre sessões
2.3 Preparar material (se necessário)
Se você usa materiais específicos:
Escalas de avaliação
Formulários
Material psicoeducativo
Tenha-os prontos.
Checklist pré-sessão:
Li os últimos registros
Sei o que trabalhamos na última vez
Conheço os objetivos para hoje
Material está pronto
Fase 3: Atender (Durante a Sessão)
3.1 Anotações breves
Durante a sessão, se preferir:
Faça anotações breves em papel
Use palavras-chave
Anote insights importantes
Registre tarefas combinadas
Dica: Mantenha anotações mínimas para estar presente com o paciente.
3.2 Verificar agendamento (se necessário)
Se precisar confirmar algo durante a sessão:
Abra o sistema rapidamente
Verifique a informação
Volte a atenção para o paciente
3.3 Ao final da sessão
Antes do paciente sair:
Confirme próxima sessão
Clarifique tarefas
Receba pagamento (se aplicável)
Fase 4: Registrar (Após a Sessão)
4.1 Acesse o registro
Logo após a sessão (idealmente):
Vá ao perfil do paciente
Clique em "Novo Registro"
Selecione a categoria apropriada
A data já vem preenchida
4.2 Estruture sua evolução
Use uma estrutura consistente. Exemplo:
## Resumo da Sessão [2-3 frases sobre o foco principal] ## Temas Abordados - [Tema 1] - [Tema 2] ## Observações Clínicas [Comportamento, humor, engajamento, insights] ## Intervenções Utilizadas [Técnicas, abordagens] ## Próximos Passos - [Tarefa para paciente] - [Foco para próxima sessão]
4.3 Preencha formulários (se aplicável)
Se a categoria tem formulário vinculado:
Preencha os campos estruturados
Adicione texto livre se necessário
Complete campos obrigatórios
4.4 Salve o registro
Revise o que escreveu
Clique em "Salvar"
O registro está na timeline
Tempo ideal: 5-10 minutos após cada sessão
Fase 5: Finalizar
5.1 Confirmar pagamento
Se o paciente pagou:
Vá ao Financeiro (ou acesse pelo agendamento)
Encontre o lançamento da sessão
Marque como "Recebido"
Registre a forma de pagamento
5.2 Agendar próxima sessão
Se ainda não agendou:
Vá ao Calendário
Crie novo agendamento para o paciente
Mantenha consistência (mesmo dia/hora se possível)
5.3 Atualizar status do agendamento
Atualize o agendamento atual:
De "Pendente" para "Realizada"
Isso mantém o histórico preciso
Fluxo Visual Resumido
Para cada paciente:
ANTES ├── Revisar últimas evoluções (5 min) ├── Preparar mentalmente └── Ter material pronto DURANTE (50 min típico) ├── Atender ├── Anotações mínimas └── Fechar próxima sessão DEPOIS ├── Registrar evolução (5-10 min) ├── Confirmar pagamento (1 min) └── Verificar próximo paciente
Exemplo de Dia Completo
Cenário: 5 pacientes em um dia
Hora | Atividade |
08:30 | Revisar todos os 5 pacientes do dia |
09:00 | Paciente 1 |
09:50 | Intervalo: Registrar Paciente 1 |
10:00 | Paciente 2 |
10:50 | Intervalo: Registrar Paciente 2 |
11:00 | Paciente 3 |
11:50 | Intervalo: Registrar Paciente 3 |
12:00 | Almoço |
14:00 | Paciente 4 |
14:50 | Intervalo: Registrar Paciente 4 |
15:00 | Paciente 5 |
15:50 | Registrar Paciente 5 |
16:00 | Confirmar pagamentos, revisar agenda |
Casos Especiais
Paciente faltou
Altere o status do agendamento para "Falta"
Considere registrar a falta na evolução
Tente remarcar
Verifique lançamento financeiro (taxa de falta?)
Paciente remarcou
Edite o agendamento
Altere data/hora
Sistema notifica paciente (se configurado)
Lançamento financeiro se ajusta automaticamente
Sessão de emergência/encaixe
Crie agendamento na hora
Atenda normalmente
Registre e finalize igual
Primeira consulta
Registre com mais detalhes:
Anamnese completa
Histórico
Hipóteses iniciais
Plano de tratamento
Dicas de Eficiência
Use templates mentais
Tenha um roteiro de registro que você sempre segue:
Mesmo formato
Mesmas seções
Facilita escrita rápida
Registre imediatamente
O melhor momento para registrar é logo após:
Memória fresca
Mais detalhes
Menos acúmulo
Agrupe tarefas administrativas
Em vez de fragmentar:
Revise todos os pacientes do dia de manhã
Confirme todos os pagamentos no final do dia
Faça relatórios semanalmente
Use os intervalos
Os 10 minutos entre sessões são para:
Registrar a sessão anterior
Respirar
Preparar mentalmente para o próximo
Métricas para Acompanhar
Semanalmente
Quantas sessões realizadas
Quantas faltas
Registros em dia?
Mensalmente
Receitas do mês
Taxa de comparecimento
Novos pacientes vs. desligamentos