Aprenda a agendar consultas e atendimentos para seus pacientes de forma simples e organizada.

Neste guia você vai descobrir como criar agendamentos na agenda, associar a pacientes e categorias, definir o horário de início e de fim, vincular um serviço e um pacote para cuidar da cobrança, e adicionar notas.

Não é um atendimento? Reunião de equipe, curso, férias ou folga são registrados como "Outro compromisso", no mesmo formulário, sem paciente e sem categoria. Veja Como registrar outro compromisso.

Categoria x Serviço: a categoria de agendamento organiza a sua agenda (duração, cor e tipo de atendimento). O Serviço — com suas faixas de preço e pacotes — é quem cuida da cobrança e do acompanhamento das sessões. Vincular um serviço é opcional, mas é ele que gera o financeiro e controla o saldo de sessões do paciente. Saiba mais em O serviço no agendamento e no atendimento.

Você precisa:

Você pode acessar de duas formas:

Na página da Agenda, clique no botão "Novo agendamento" no canto superior direito.

Um formulário será aberto. No topo, ele tem duas opções: "Agendar paciente", que já vem selecionada, e "Outro compromisso". Para uma sessão, mantenha "Agendar paciente". Os passos a seguir são desse caso.

Captura de uma clínica no plano Clínicas — por isso o campo "Profissional" aparece. Nos planos Free, Starter e Premium esse campo não existe, e o restante do formulário é igual. Veja mais na seção "Escolher o profissional", mais abaixo.

💡 Veio de uma agenda filtrada? O formulário já abre com paciente, profissional e categoria preenchidos a partir dos filtros ativos — quando cada filtro tem uma opção só. Tudo continua editável. Veja O filtro também adianta o próximo agendamento.

No campo "Paciente":

Selecione o tipo de consulta. Por exemplo:

A categoria organiza a sua agenda: sugere a duração do atendimento (preenche o "Fim"), define a cor que aparece no calendário e o tipo de consulta. Se você trocar a categoria, o "Fim" acompanha a nova duração, a menos que você já tenha ajustado o "Fim" à mão. Ela não cuida mais da cobrança — isso agora fica por conta do Serviço (etapas a seguir).

Clique em "Data e hora" e escolha o dia. No mesmo painel, preencha:

O "Fim" já vem preenchido com a duração da categoria escolhida (por exemplo, 14:00 a 14:50 numa categoria de 50 minutos), e a duração aparece logo abaixo do campo "Fim", como "Duração: 50 min". Precisa de uma sessão mais longa hoje, como uma avaliação estendida? Ajuste o "Fim" só neste agendamento: a categoria não muda.

Depois, clique em "Confirmar".

Um atendimento termina em até 24 horas. Se o fim ficar antes do início, o painel avisa: "O término precisa ser depois do início."

Pode escolher uma data que já passou. Atendimentos retroativos são lançados normalmente — útil quando você atendeu e só foi registrar depois. Vale conferir o ponto sobre o valor em Lançar um atendimento de data passada.

É aqui que você define a cobrança e o acompanhamento das sessões. Vincular um serviço é opcional, mas recomendado sempre que o atendimento tiver valor a cobrar ou faça parte de um pacote.

Com um paciente escolhido, aparece a seção "Cobrança". No campo "Tipo de serviço", escolha o serviço que será prestado neste agendamento. Se a categoria tiver um serviço vinculado, ele já vem preenchido como sugestão: "Sugerido automaticamente a partir da categoria de agendamento. Você pode alterar ou limpar."

Em seguida, logo abaixo, escolha como vincular. Com um tipo de serviço escolhido, essa escolha é obrigatória. Para não vincular nada, remova o tipo de serviço.

Para serviços que geram registro financeiro, ao vincular um novo pacote aparece o formulário "Recebimento pendente", onde você confirma os dados da cobrança:

Não vê esta etapa? A etapa de pagamento, o "Marcar como recebido" e o "Cobrar via Pix" aparecem para quem tem "Pagamentos na recepção" (secretária), "Dar baixa nos próprios pacientes" (terapeuta) ou "Financeiro da clínica". Sem esse acesso, a sessão é agendada e iniciada sem a etapa de pagamento. Veja Acessos adicionais.

Se o paciente já pagou, clique em "Marcar como recebido". O botão só fica ativo com Tipo de recebimento, Conta e Vencimento preenchidos. O recebimento passa a exibir o selo "Pago", e você não precisa dar baixa depois.

Serviços só de acompanhamento: alguns serviços servem apenas para controlar o saldo de sessões, sem cobrança. Nesses casos, o formulário de recebimento não aparece — o pacote apenas acompanha quantas sessões foram usadas.

🎬 Veja em vídeo: Cobrança automática: da agenda ao financeiro (1:49)

🎬 Veja em vídeo: Pacotes e agendamentos pela ficha do paciente (1:59)

No campo "Modo de agendamento", escolha:

Para agendamentos recorrentes com um pacote vinculado, a plataforma mostra um aviso de cobertura do pacote: o pacote cobre apenas os primeiros N agendamentos: um pacote novo cobre até o número de sessões da faixa de preço; um pacote que o paciente já tem cobre só as sessões ainda disponíveis. Os agendamentos que ultrapassarem esse limite são criados normalmente, mas ficam sem pacote — você poderá vincular um novo pacote a eles depois, no momento de iniciar cada atendimento.

Para mais detalhes sobre repetições, veja: Agendamentos Recorrentes

Se a sua clínica ativou a Confirmação e Lembretes, cada novo agendamento já entra com as mensagens automáticas por WhatsApp (Confirmação 48h, Reforço 24h e Lembrete 2h). Neste passo você pode, se quiser:

Os horários e o canal (WhatsApp) são definidos uma vez em Configurações → Lembretes. Veja: Como configurar Confirmação e Lembretes.

🎬 Veja em vídeo: Lembretes no dia a dia: o que muda em cada agendamento (2:22)

No campo "Notas", você pode adicionar observações:

As Notas não são um recado. Elas ficam guardadas no agendamento e aparecem para quem abrir aquele atendimento — mas não geram notificação e não avisam ninguém, nem o profissional responsável. Se a informação precisa chegar a outra pessoa, veja Comunicação entre profissionais.

Clique em "Salvar". Aparece "Agendamento criado com sucesso".

O agendamento aparecerá no calendário na data e hora selecionadas.

O campo "Profissional" só aparece no plano Clínica, pensado para quem tem mais de um profissional atendendo. Se você é administrador ou secretário(a) numa clínica nesse plano, pode criar agendamentos para outros profissionais:

Nos demais planos (Free, Starter e Premium), esse campo não aparece: o agendamento fica no nome de quem o cria. Se quem cria é a Secretária, ele fica no nome do profissional da clínica.

Cada agendamento tem um único profissional responsável — não é possível colocar dois terapeutas no mesmo agendamento. Se o paciente é atendido por mais de um profissional, crie um agendamento para cada um.

Terapeutas só criam e visualizam agendamentos para si mesmos.

Quem finaliza, assina. Administradores e secretárias conseguem iniciar e finalizar o atendimento de qualquer profissional — mas o registro da sessão fica no nome de quem finalizou, não do terapeuta agendado. O ideal é que cada profissional finalize as próprias sessões. Veja Comunicação entre profissionais.

Almoço, reunião de equipe, supervisão, curso, folga ou férias: escolha "Outro compromisso" no topo do formulário. Ele não pede paciente nem categoria, pode ser de "Dia inteiro" ou durar vários dias, e nunca gera cobrança nem mensagens ao paciente. O passo a passo está em Como registrar outro compromisso.

Já usava agendamentos sem paciente como bloqueio? Eles continuam funcionando, inclusive os criados com uma categoria como "Bloqueio". Nessas séries antigas, edite ou cancele um agendamento por vez, com "Apenas este": com "Este e futuros" ou "Toda a série", o "Editar" recusa a mudança com "Alteração de contratação/pagamento só é permitida em uma única ocorrência". Para remover vários, use "Excluir" com "Toda a série" ou "Este e futuros". Para os próximos, prefira "Outro compromisso".

A agenda não tem horário de expediente nem calendário de feriados; o outro compromisso é a forma de fechar esses períodos.

Para consultas que se repetem (semanais, por exemplo):

Atendeu na semana passada e só foi registrar agora? Escolha a data anterior normalmente no passo 5. Não existe trava de data: o agendamento é criado, e você pode inclusive iniciar e finalizar o atendimento em seguida.

O ponto de atenção é o valor. Ele vem da faixa de preço vigente no momento em que você lança, não da que valia na data do atendimento. Se o preço mudou nesse intervalo, o lançamento retroativo sai com o valor de hoje.

O que fazer: depois de salvar, abra o Financeiro, localize a cobrança e ajuste o valor para o que estava combinado na época. O caminho está em Como registrar uma receita.

Colocando em dia vários atendimentos antigos? Se você reajustou preços no meio do período, vale lançar primeiro os que usam o preço atual e conferir os demais um a um. É mais rápido que revisar tudo depois.

Se o paciente ainda não está cadastrado:

🎬 Veja em vídeo: Boas-vindas: comece por aqui (2:51)

Antes de começar a agendar, configure suas categorias de agendamento. Isso agiliza muito o processo. Veja: Criar categoria de agendamento

Cada categoria pode ter uma cor diferente. Isso ajuda a visualizar rapidamente os tipos de consulta no calendário.

No seletor "Data e hora", os pontos no calendário indicam os dias que já têm agendamentos, e o painel "Agendamentos do dia selecionado" mostra os horários ocupados daquele dia (ou "Dia livre", quando não há nenhum). Assim você vê os horários livres antes de escolher.

O painel lista os agendamentos e os outros compromissos do dia, incluindo os que vieram do Google Agenda e os de dia inteiro. Quem agenda pela clínica (administrador, que pode ser o dono, ou secretária) vê os itens de todos os profissionais, com o nome de cada um; os terapeutas veem apenas os próprios.

Quando o horário escolhido coincide com outro agendamento ou compromisso, aparece um ícone de alerta no campo "Data e hora". Passe o mouse sobre o ícone para ver o detalhe do conflito (por exemplo, "Conflito: Reunião de equipe", com o horário). A data e a hora aparecem no idioma do seu navegador: confira as duas antes de salvar. O alerta não impede salvar. Numa série recorrente, ele confere a primeira data da série: confira as datas seguintes na agenda.

Soluções:

Solução: Você precisa criar pelo menos uma categoria antes. Vá em Configurações > Agendamento e crie uma categoria.

Solução: O "Fim" vem da duração da categoria, mas você pode mudar. Abra o "Data e hora" e ajuste o "Fim" neste agendamento. Se a duração da categoria estiver errada para todas as sessões, ajuste a categoria: veja Como configurar duração e intervalo.

Solução:"Dia inteiro" e "Termina em outro dia" existem só em "Outro compromisso". Um atendimento de paciente sempre termina em até 24 horas.

Solução: Abra o agendamento e clique em "Editar" para alterar a data. Veja: Cancelar ou remarcar

Após criar o agendamento:

A categoria sozinha não gera cobrança. O financeiro na categoria foi descontinuado e não aceita novas configurações; só categorias antigas que já estavam configuradas ainda geram lançamento. Para cobrar pelo agendamento, vincule um Serviço. Veja Como ligar a agenda ao financeiro.